Payroll atau penggajian merupakan hal yang sangat penting untuk ditunaikan perusahaan pada karyawan guna menjaga keberlangsungan perusahaan. Pemberian hak paling mendasar bagi karyawan ini nyatanya menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan karena menuntut adanya ketepatan dan kecepatan.

Ketepatan yang dimaksud adalah perhitungan yang tepat sesuai data yang akurat meliputi berbagai komponen perhitungan gaji seperti: golongan kerja, jabatan karyawan, masa kerja, pajak penghasilan (PPH 21), jamsostek, tunjangan, bonus, jam kerja, tingkat kehadiran kerja, serta berbagai potongan seperti pinjaman karyawan maupun denda. Terkait hal ini, ada beberapa poin penting yang harus diperhatikan sebelum memproses penggajian yang tepat, yakni:

• Seluruh data terbaru karyawan meliputi status karyawan yang masih aktif atau sudah tidak aktif, perubahan besarnya gaji pokok dan tunjangan, pemberhentian karyawan, serta data mutasi karyawan.
• Data pekerjaan dan tanggung jawab karyawan. 
• Data absensi karyawan yang valid. 
• Total jam kerja setiap karyawan yang telah mendapat persetujuan dari atasan terkait. 
• Data lembur karyawan yang sudah disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang. 
• Pengumpulan dan pemeriksaan kembali rincian data perhitungan total gaji oleh staf lain yang berwenang. 
• Perhitungan PPH 21 yang sesuai dengan peraturan pemerintah dalam Undang-Undang Perpajakan atas gaji karyawan.
• Gaji kotor seorang karyawan, yakni total pendapatannya dalam satu periode gaji, termasuk di dalamnya adalah bonus dan lembur.
• Gaji bersih seorang karyawan, yakni total pendapatan yang wajib dibayarkan ke karyawan yang didapat berdasarkan rumus perhitungan -> Gaji Kotor – Potongan = Gaji Bersih
• Potongan gaji sesuai peraturan pemerintah. (Baca juga: Jenis Potongan Dalam Slip Gaji Sesuai Peraturan Pemerintah)
• Gaji yang didasarkan atas jam kerja.
• Perhitungan lembur. (Baca juga: Peraturan Terbaru Tentang Lembur, Jabatan Tertentu Tidak Dapat Kompensasi)

Poin-poin tersebut merupakan informasi yang sangat penting sebagai dasar penghitungan gaji karyawan yang tepat.

Selain tepat, penggajian juga harus dilakukan dengan cepat. Adapun yang dimaksud dengan cepat dalam hal ini adalah waktu pemberian gaji yang on time pada seluruh karyawan, karena keterlambatan perusahaan dalam memberikan gaji bisa berdampak pada penurunan produktivitas karyawan yang dapat menghambat kinerja perusahaan.

Urusan penggajian yang tepat dan cepat tidaklah mudah dikarenakan adanya berbagai kendala, seperti:

1. Jumlah karyawan banyak. 
2. Keterlambatan dalam mendapatkan data komponen perhitungan gaji.
3. Data komponen yang diperlukan untuk menghitung gaji tidak akurat.
4. Penghitungan dilakukan secara manual.

Berbagai kendala ini membuat penghitungan gaji bersih karyawan tidak bisa tepat dan cepat, rumit, rawan salah dan lama, sehingga kemungkinan besar akan memunculkan gelombang protes dari karyawan yang akan semakin memperberat pekerjaan HRD.

Solusinya, adalah dengan memanfaatkan payroll administration system.

 

Apa yang Dimaksud Payroll Administration System?

Payroll administration system adalah implementasi kompensasi dari HRIS yang berfokus pada penggajian dan tunjangan. Payroll administration system pada dasarnya merupakan perangkat lunak atau software yang dapat membantu memproses penghitungan gaji karyawan dari berbagai data dan komponen yang berbeda dalam kesatuan sistem yang otomatis, sehingga didapati penghitungan gaji serta laporan payroll yang cepat dan tepat.

Kemampuan payroll administration system ini membuatnya begitu penting dan dibutuhkan oleh semua perusahaan. Apalagi payroll administration system juga memiliki banyak manfaat yang membuatnya menjadi solusi penggajian terbaik saat ini.

 

Manfaat Payroll Administration System

Penerapan payroll administration system dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, terutama untuk HRD yang bertugas untuk memproses penggajian karyawan, seperti:

1. Otomatisasi Penghitungan Gaji
   Dengan menerapkan payroll administration system maka tidak perlu lagi melakukan input dan hitung data absensi secara manual, bahkan berulang. Seluruh aktivitas yang rumit dan memakan waktu lama ini akan terotomasi dalam sistem.
    
2. Penghitungan Gaji Lebih Cepat dan Tepat
   Payroll administration system memudahkan keseluruhan proses penghitungan gaji secara cepat dengan hasil yang tepat, sehingga dapat mengurangi risiko miskalkulasi gaji dan keterlambatan pembayaran gaji ke karyawan.
    
3. Data Karyawan Tersentralisasi dan Lebih Aman
   Seluruh data penting karyawan yang dibutuhkan untuk keperluan penghitungan gaji akan tersimpan secara otomatis di dalam sistem yang lebih aman, mudah dikelola dan diakses oleh manajemen perusahaan.
    
4. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja HRD 
   Otomatisasi penghitungan gaji yang lebih cepat dan tepat serta kemudahan dalam mendapatkan data komponen penghitungan gaji membuat HRD tidak perlu lagi melakukannya secara manual dan berulang. Bahkan pada perusahaan dengan banyak karyawan dan hanya memiliki sedikit staf HRD pun tetap bisa memproses penggajian dengan efektif dan efisien.
    

Payroll Administration System Terbaik Andalan HRD

Pengimplementasian payroll administration system nyatanya dapat memberikan banyak manfaat penting bagi perusahaan. Pilih payroll administration system andalan HRD dari berbagai sektor dan skala perusahaan, yakni dengan memakai mesin absensi touchless Fingerspot + Fitur Penggajian Fingerspot One.

Dengan menggunakan mesin absensi touchless Fingerspot maka salah satu komponen penting dalam penghitungan gaji, yakni data kehadiran karyawan bisa diperoleh dengan cepat dan akurat. Keakuratan data absensi akan sangat mempengaruhi ketepatan gaji karyawan. meskipun telah dilakukan penghitungan gaji dengan tepat, namun jika data absensinya tidak akurat maka risikonya adalah karyawan akan menerima gaji bersih yang nominalnya tidak sesuai dengan tingkat kedisiplinannya. Jika sering terjadi, maka hal ini bisa merugikan karyawan ataupun perusahaan. Sebaiknya, gunakan mesin absensi touchless Fingerspot seperti Revo WDV-204BNC dan Revo WFV-208BNC yang merupakan mesin absensi kekinian dengan berbagai keunggulannya, antara lain:

• Mampu mencatat data kehadiran karyawan secara akurat dengan metode face scanning yang tidak bisa dimanipulasi oleh karyawan.
• Data kehadiran karyawan otomatis tersimpan secara aman dan hanya dapat diakses oleh HRD yang diberi wewenang.
• Karyawan bisa melakukan scan absensi dengan mudah, cepat, nyaman dan aman tanpa perlu menyentuh mesin absensi sehingga lebih higienis. 
• Mudah tarik data absensi dari mesin ke komputer berkat adanya koneksi WiFi pada mesin absensi. 
• Ideal untuk digunakan semua perusahaan dari berbagai jenis sektor usaha dengan jumlah karyawan yang sedikit hingga sebanyak apapun. 

Untuk mengoptimalkan pemanfaatan payroll administration system, integrasikan penggunaan mesin absensi touchless Fingerspot dengan Fingerspot One, sebuah software atau aplikasi desktop untuk pengelolaan manajemen perusahaan dan data absensi karyawan yang dilengkapi dengan penghitungan gaji karyawan.

Adapun Fitur Penggajian pada Fingerspot One ini memiliki keunggulan dalam pengelolaan penggajian lebih mudah.

Dengan memanfaatkan Fitur Penggajian Fingerspot One maka bisa memberikan kemudahan untuk perusahaan dalam mengelola penggajian karyawan yang lebih efisien. Tersedia berbagai pengaturan perhitungan penggajian seperti: komponen penggajian, nominal penggajian, hingga proses penghitungan gaji karyawan.

Untuk mendapatkan payroll administration system terbaik, gunakan mesin absensi touchless Fingerspot yang dihubungkan dengan Fingerspot One yang dibekali dengan Fitur Penggajian, sehingga seluruh proses penggajian karyawan bisa dilakukan dengan lancar dan on time.