Mengatur jadwal kerja karyawan bukan sekadar menentukan siapa yang masuk pada hari tertentu. Bagi bisnis dengan jam operasional yang berbeda-beda atau menerapkan sistem shift, jadwal kerja perlu disusun dengan tepat agar jumlah karyawan sesuai dengan kebutuhan operasional.

Jika jadwal masih dibuat secara manual menggunakan spreadsheet atau kertas, risiko kesalahan seperti jadwal yang bertabrakan, karyawan mendapat shift yang tidak sesuai, hingga kesulitan merekap jam kerja bisa lebih besar.

Agar pengelolaan jadwal kerja lebih mudah dan teratur, berikut 7 tips membuat jadwal kerja karyawan lebih efektif, sekaligus cara Fingerspot.io Desktop membantu mengelola berbagai kebutuhan jadwal kerja.

Baca juga: Mengapa Mesin Absensi Saja Belum Cukup Tanpa Sistem Absensi Online? 

1. Kenali Kebutuhan Operasional dan Beban Kerja

Sebelum membuat jadwal, pahami terlebih dahulu kebutuhan operasional bisnis Anda.

Perhatikan waktu-waktu ketika aktivitas bisnis sedang ramai (peak hours) dan kapan jumlah pelanggan atau pekerjaan cenderung lebih sedikit. Dari sini, Anda dapat menentukan jumlah karyawan yang dibutuhkan pada setiap jam kerja.

Sebagai contoh, restoran mungkin membutuhkan lebih banyak karyawan pada jam makan siang dan makan malam. Sementara itu, bisnis yang beroperasi selama 24 jam mungkin membutuhkan beberapa kelompok karyawan dengan jadwal kerja yang berbeda.

Dengan memahami kebutuhan operasional terlebih dahulu, jadwal kerja dapat dibuat sesuai kebutuhan bisnis, bukan sekadar membagi jam kerja secara merata.

2. Tentukan Pola Shift yang Sesuai

Setiap bisnis memiliki pola kerja yang berbeda. Karena itu, tentukan jenis jadwal yang sesuai dengan kebutuhan operasional dan karakter pekerjaan karyawan.

Beberapa pola yang umum digunakan antara lain:

• Shift tetap, untuk karyawan yang memiliki jam kerja yang sama secara rutin.

• Multi shift, untuk bisnis yang memiliki beberapa kelompok jam kerja dalam satu hari.

• Interval shift, untuk jadwal kerja yang memiliki waktu kerja dengan interval tertentu.

• Auto Shift, untuk membantu menentukan shift berdasarkan waktu absensi karyawan.

• Jadwal fleksibel, untuk kebutuhan kerja yang jam masuk atau pola kerjanya dapat berubah sesuai ketentuan perusahaan.

Pemilihan pola shift yang tepat akan membuat pembagian jadwal lebih teratur dan membantu karyawan mengetahui waktu kerja mereka dengan jelas.

3. Buat Jadwal Lebih Awal

Hindari membuat jadwal kerja secara mendadak, terutama jika karyawan bekerja dengan sistem shift.

Sebaiknya jadwal dibuat dan diinformasikan kepada karyawan lebih awal, misalnya satu hingga dua minggu sebelum jadwal tersebut berlaku. Dengan begitu, karyawan memiliki waktu untuk mengetahui jadwal kerja dan menyesuaikan keperluan pribadi mereka.

Bagi perusahaan, membuat jadwal lebih awal juga memberikan waktu untuk melakukan pengecekan. Jika terdapat jadwal yang bertabrakan atau jumlah karyawan pada suatu shift belum mencukupi, perbaikan dapat dilakukan sebelum jadwal mulai berlaku.

4. Gunakan Sistem untuk Mempermudah Pengaturan Jadwal

Semakin banyak karyawan dan semakin beragam pola kerja yang digunakan, semakin sulit jika jadwal dibuat dan diperiksa satu per satu secara manual.

Untuk membantu mengelola jadwal kerja, Anda dapat menggunakan Fingerspot.io Desktop. Aplikasi ini menyediakan berbagai pengaturan jadwal yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan, seperti:

• Multi Shift: Mengatur beberapa pola shift untuk karyawan dengan jam kerja yang berbeda.

• Auto Shift: Membantu menentukan shift karyawan berdasarkan waktu kedatangan yang tercatat pada data absensi.

• Interval Shift: Mengatur pola kerja yang memiliki interval waktu tertentu.

• Shift Tetap: Menentukan jadwal dengan jam kerja yang sama secara rutin.

• Jadwal Fleksibel: Menyesuaikan pengaturan jadwal dengan kebutuhan kerja yang tidak selalu menggunakan pola shift tetap.

Dengan pengaturan tersebut, proses membuat dan mengelola jadwal dapat dilakukan lebih terstruktur dibandingkan harus menyusun setiap jadwal secara manual.

5. Hubungkan Jadwal dengan Perangkat Absensi

Jadwal kerja akan lebih mudah dikelola jika terhubung dengan data absensi karyawan.

Jika perusahaan menggunakan perangkat absensi seperti mesin sidik jari, pengenalan wajah, atau PIN, data absensi dari perangkat tersebut dapat digunakan bersama sistem Fingerspot.io untuk membantu pengelolaan kehadiran karyawan.

Dengan demikian, jadwal yang sudah dibuat dapat menjadi acuan saat data kehadiran karyawan diolah. Anda pun dapat lebih mudah melihat apakah karyawan datang sesuai jadwal dan mengelola data kehadiran untuk kebutuhan laporan.

6. Manfaatkan Fingerspot.io Desktop untuk Pengelolaan Data Secara Lokal

Koneksi internet tidak selalu stabil di setiap lokasi kerja. Karena itu, kebutuhan untuk mengelola data secara lokal dapat menjadi pertimbangan saat memilih aplikasi pengelolaan absensi.

Fingerspot.io Desktop dapat digunakan untuk membantu pengelolaan jadwal dan data absensi pada komputer Windows. Data yang dikelola di Desktop kemudian dapat disinkronkan dengan sistem Fingerspot.io ketika koneksi internet tersedia.

Dengan alur tersebut, Anda tidak perlu bergantung pada proses pemindahan data secara manual menggunakan flashdisk setiap kali ingin mengelola atau mengambil data absensi.

7. Manfaatkan Ekosistem Fingerspot.io untuk Kebutuhan yang Lebih Lengkap

Pengelolaan jadwal kerja tidak berdiri sendiri. Selain mengatur jadwal dan mengolah data absensi melalui Desktop, kebutuhan perusahaan juga dapat melibatkan pemantauan data dan aktivitas karyawan melalui platform lainnya.

Dengan satu Akun Fingerspot.io, Anda dapat menggunakan beberapa platform sesuai kebutuhan:

• Fingerspot.io Web: Digunakan untuk mengakses data dan laporan kehadiran melalui browser, sehingga HRD atau pemilik usaha dapat memantau data tanpa harus selalu berada di depan komputer yang digunakan untuk pengelolaan Desktop.

• Fingerspot.io Mobile App: Membantu karyawan melakukan absensi menggunakan GPS dan Liveness Face Recognition. Karyawan juga dapat mengajukan izin atau cuti melalui aplikasi, sementara atasan dapat melakukan persetujuan sesuai kebutuhan perusahaan.

Dengan pembagian fungsi tersebut, pengelolaan kehadiran dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, mulai dari penyusunan jadwal hingga pengelolaan data absensi.

Kesimpulan

Membuat jadwal kerja karyawan yang efektif tidak hanya membutuhkan pembagian jam kerja yang tepat, tetapi juga sistem pengelolaan yang sesuai dengan kebutuhan operasional.

Mulai dari memahami kebutuhan tenaga kerja, menentukan pola shift, membuat jadwal lebih awal, hingga menghubungkan jadwal dengan data absensi, setiap langkah dapat membantu membuat pengelolaan kehadiran menjadi lebih teratur.

Fingerspot.io Desktop membantu perusahaan mengelola berbagai pola jadwal kerja dan data absensi melalui komputer Windows. Pengelolaan tersebut juga dapat dilengkapi dengan Fingerspot.io Web dan Mobile App untuk kebutuhan akses data, absensi, pengajuan izin atau cuti, dan pengelolaan kehadiran lainnya.

Ingin mengetahui solusi Fingerspot.io yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda? Hubungi Kami untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.