Aplikasi e-presensi karyawan kini menjadi hal yang begitu penting bagi setiap perusahaan. Mengapa bisa demikian? Karena lebih dari sekedar keunggulannya dalam menghadirkan kesan modern dan kekinian, ternyata aplikasi e-presensi karyawan mampu memberikan banyak manfaat jangka panjang bagi perusahaan. Bisa dikatakan bahwa aplikasi e-presensi karyawan merupakan salah satu bentuk investasi aset yang bisa membantu perusahaan dalam meraih tujuan usahanya.

 

Apakah yang Dimaksud Aplikasi E-Presensi Karyawan?

Aplikasi e-presensi karyawan adalah sistem pencatatan kehadiran karyawan secara digital menggunakan perangkat elektronik seperti komputer atau laptop hingga ponsel pintar atau smartphone.

Transformasi digital di segala bidang yang terjadi saat ini membuat aplikasi e-presensi karyawan banyak dipilih oleh perusahaan untuk mendukung kedisiplinan karyawannya. Apalagi kehadiran aplikasi e-presensi karyawan ini telah dibuktikan manfaatnya oleh banyak perusahaan.

 

Manfaat Aplikasi E-Presensi Karyawan

Inilah beberapa manfaat atau keunggulan yang dimiliki aplikasi e-presensi karyawan yang membuatnya begitu penting untuk digunakan oleh semua skala dan jenis usaha.

• Ramah Lingkungan dan Hemat
  Aplikasi e-presensi karyawan yang berbasis digital memiliki keunggulan paperless dan zero waste sehingga penggunaanya lebih hemat dan ramah lingkungan. Cukup meng-install pada komputer atau laptop HRD dan di ponsel setiap karyawan saja.
   
• Akurat dan Aman dengan Data Realtime
  Metode pencatatan kehadiran yang umum digunakan dalam aplikasi e-presensi yaitu face recognition atau  foto selfie dan anti-fake GPS location menghasilkan data presensi yang lebih terjamin keakuratannya karena sulit dipalsukan. Dengan sistem e-presensi yang serba digital, bahkan bisa dengan mudah mengetahui keberadaan atau posisi karyawan yang bekerja secara mobile atau di lapangan. Seluruh data karyawan pun lebih terjamin keamanannya tanpa was-was akan kehilangan data presensi dan data karyawan karena semua data tersimpan secara otomatis dan realtime dalam sistem berbasis cloud yang mudah diakses namun tetap terjaga keamanannya.
   
• Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Pekerjaan HRD yang Berulang
  Merekap data kehadiran dan menghitung gaji merupakan pekerjaan berulang yang seringkali menyita banyak waktu HRD, bahkan karena banyaknya karyawan membuat proses perekapan dan penghitungan tersebut rawan salah, yang berimbas pada munculnya protes dari karyawan karena hak yang didapat dirasa tidak sesuai dengan kewajiban yang telah ditunaikannya. Namun, dengan aplikasi e-presensi maka pekerjaan ini bisa dilakukan secara otomatis, lebih efektif dan efisien karena dapat diintegrasikan dengan software atau aplikasi penunjang olah laporan absensi dan penghitungan gaji karyawan yang lebih cepat, valid, detil dan praktis, sehingga bisa membantu meminimalisir kemungkinan salah hitung data presensi yang berdampak pada perhitungan gaji, pemberian reward atau punishment dan sebagainya.
   
• Kemudahan Absen yang Higienis untuk Semua Karyawan
  Aplikasi e-presensi sangat praktis karena memiliki fleksibilitas akses di PC, laptop atau ponsel, sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pencatatan waktu kerjanya kapan saja dan di mana saja. Hal ini membuat aplikasi e-presensi sangat ideal untuk digunakan pada sistem kerja di kantor atau Work From Office (WFO), kerja dari rumah atau Work From Home (WFH), maupun Hybrid atau kombinasi keduanya, bahkan untuk pekerja lapangan atau mobile (remote working) sekalipun. Selain mudah dan nyaman, pasti juga lebih higienis karena karyawan cukup menggunakan ponselnya untuk mencatat kehadirannya. Bagi HRD juga lebih praktis dan higienis karena bisa pantau atau monitoring karyawan dari web maupun ponsel.
   
• Meningkatkan Loyalitas dan Produktivitas Karyawan
  Pemanfaatan aplikasi e-presensi berteknologi modern bisa meningkatkan kredibilitas perusahaan di mata karyawan karena terlihat lebih profesional, sehingga mampu meningkatkan kepuasan karyawan terhadap perusahaan hingga menambah loyalitasnya. Bahkan pada aplikasi e-presensi karyawan yang profesional juga dilengkapi berbagai fitur yang memanjakan karyawan seperti manfaat kemudahan dan kenyamanan dalam melakukan pencatatan dan mengecek data kehadirannya, mendapatkan e-slip gaji langsung di ponselnya, fleksibilitas pengajuan izin atau lembur, mudah memperoleh update jadwal dan jam kerja, serta berbagai kemudahan dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas kerjanya.

 

Rekomendasi Aplikasi e-Presensi Karyawan Terbaik

Manfaat aplikasi e-presensi karyawan seperti yang telah disebutkan di atas dapat diperoleh dari aplikasi profesional seperti Fingerspot.iO dan App TimeFace.

1. Fingerspot.iO
   Fingerspot.iO merupakan aplikasi e-presensi karyawan andalan HRD masa kini yang memberikan manfaat lengkap bagi HRD, owner, serta karyawan melalui fitur-fiturnya seperti:
   • Fitur pengorganisasian struktur perusahaan yang mudah.
      
   • Kontrol mesin absensi di berbagai lokasi kerja untuk akses dan olah data kehadiran karyawan yang lebih cepat dan akurat, serta dapat diintegrasikan dengan sistem kehadiran biometrik seperti mesin absensi fingerprint di berbagai lokasi kerja.
      
   • Terintegrasi dengan software penggajian dan absensi sehingga pembuatan laporan HR yang meliputi absensi, penilaian kinerja dan performa karyawan, berbagai pengeluaran untuk SDM seperti pajak, gaji dan lain-lain bisa dilakukan lebih cepat dan tepat meskipun dengan jumlah karyawan yang sangat banyak.
      
   • Kemudahan transaksi penggajian, perhitungan gaji serta BPJS Kesehatan dan  Ketenagakerjaan, sehingga  penggajian atau payroll karyawan lebih lancar, otomatis berdasarkan data kehadiran, jam kerja, kinerja, berbagai potongan seperti pajak, bpjs atau pinjaman pada perusahaan yang minim kesalahan dan lebih transparan. Serta dilengkapi dengan fitur terima slip gaji online untuk memenuhi hak transparansi gaji karyawan.
      
   • Fitur absensi online dengan teknologi anti-fake GPS, notifikasi real-time, laporan kerja multi format via ponsel, serta menu Todo sebagai pengingat aktifitas kerja yang dapat membantu meningkatkan kinerja dan produktifitas semua karyawan serta optimalisasi pemantauan kedisiplinan karyawan yang bekerja dari mana saja.
      
   • Fitur e-learning sebagai sarana edukasi karyawan untuk membantu mengembangkan kemampuan dan meningkatkan performa serta kualitas karyawan, hingga memungkinkan untuk mengadakan meeting online yang fleksibel.
      
   • Fitur ujian online dengan sistem save exam browser untuk membantu self assessment karyawan sebagai bahan pertimbangan peluang karir yang lebih tinggi, pemberian reward dan pengukuran tingkat kemampuan masing-masing karyawan.
      
   • fitur pantau lokasi karyawan dalam bentuk clustering maps, serta timeline yang informatif untuk memberikan kemudahan, rasa tenang, aman dan nyaman bagi karyawan yang bertugas di lapangan atau dari berbagai lokasi, misalnya saat harus melakukan kunjungan kerja atau kunjungan ke klien.
      
   • Fitur pengaturan jam dan jadwal kerja untuk membantu karyawan agar dapat bekerja secara terstruktur dan mampu memanfaatkan waktu kerjanya dengan lebih baik, efektif dan maksimal karena bisa mengetahui waktu kerja secara valid sesuai posisi dan jadwal kerjanya.
      
   • Fitur broadcast pengumuman untuk menjalin komunikasi yang baik dan lancar terkait berbagai kepentingan kerja antara manajemen perusahaan dan karyawan. Dengan demikian tidak akan ada karyawan yang tertinggal informasi penting dari perusahaan. HRD juga bisa mengatur penyampaian pengumuman pada karyawan tertentu sesuai kebutuhan.
      
   • Fitur pengajuan izin yang fleksibel dan bisa langsung direspon lewat App FiO di ponsel dengan multi tingkatan persetujuan, ditambah kemudahan update otomatis jumlah sisa jatah cuti setiap karyawan tanpa harus menghitung manual atau mengecek di tumpukan arsip seluruh karyawan.
      
   • Fitur akses ruangan pakai ponsel, informasi suhu tubuh karyawan, deteksi wajah tanpa masker, kupon makan elektronik untuk membantu menunjang higienitas dan kesehatan seluruh karyawan, serta fitur panic button untuk kemudahan mendapatkan bantuan segera saat keadaan darurat lewat.
      
   • Harga lebih murah karena memiliki paket plan yang dapat disesuaikan dengan budget dan kebutuhan perusahaan, serta dapat dimanfaatkan oleh semua perusahaan, berapapun jumlah karyawannya.
      
2. TimeFace.iD
   Aplikasi e-presensi juga hadir dengan metode pengenalan wajah atau face recognition di ponsel atau smartphone yang dapat digunakan dengan cepat dan mudah, dimana karyawan cukup melakukan scan wajah di aplikasi Mobile yang telah ter-install pada ponsel. Dengan demikian, data kehadirannya akan secara otomatis tercatat dan tersimpan di sistem ketika scan wajahnya berhasil. seperti App TimeFace dengan berbagai fitur dan keunggulannya, antara lain:
   • Bisa digunakan untuk mencatat presensi atau kehadiran karyawan tanpa harus menggunakan mesin absensi. Pencatatan kehadiran bisa dilakukan karyawan di ponsel menggunakan Face Scanning atau scan wajah. Di samping itu, aplikasi e-presensi karyawan TimeFace juga bisa diintegrasikan dengan mesin absensi untuk pencatatan kehadiran karyawan yang fleksibel sesuai kebutuhan perusahaan.
      
   • Fitur Employee untuk pemantauan kedisiplinan karyawan di berbagai lokasi kerja atau multi kantor yang lebih mudah dan efekif. Apabila diintegrasikan dengan mesin absensi maka semua data karyawan akan sinkron pada setiap mesin absensi yang berada di tempat kerja yang berbeda. Kemudian, data presensi karyawan dapat dilihat dari adanya bukti foto dan GPS device. Semakin mudah pantau kehadiran karyawan di setiap device yang terhubung secara online dan realtime di ponsel.
      
   • Fitur Tipe Scan dan Status Jam Kerja sehingga karyawan bisa memilih status scan dan memilih shift kerja yang sesuai saat melakukan pencatatan kehadiran dalam kondisi ponsel online maupun offline atau tidak terkoneksi internet. Meskipun ponsel dalam kondisi offline, data absensi karyawan akan tersimpan dalam memori internal atau storage ponsel yang secara otomatis terkirim ke App TimeFace Manager ketika ponsel sudah terhubung dengan internet.
      
   • Fitur Faster Attendance Taking yang memungkinkan wajah karyawan tercatat dalam waktu singkat, yaitu hanya beberapa detik per karyawan, sehingga lebih cepat dan akurat, serta aman karena bukti capture atau absensi wajah karyawan terdapat watermark serta detail nama kantor atau device, tanggal dan jam saat karyawan melakukan pencatatan kehadiran.
      
   • Fitur Kunci Device untuk menjamin keamanan menu pada aplikasi e-presensi TimeFace, sehingga hanya admin yang mempunyai password atau kata sandi device saja yang dapat mengakses menu device.
      
   • Fitur Logout device yang berguna untuk memutus akses device dari App TimeFace yang sudah tidak digunakan lagi.
      
   • Mudah dalam kelola kehadiran karyawan karena bisa melihat daftar kehadiran karyawan lengkap beserta bukti presensi yang valid, dimana data tersebut bisa diunduh langsung di device untuk kemudian diolah menjadi laporan absensi menggunakan aplikasi Fingerspot Personnel.
      
   • Proses pendaftaran karyawan baru yang berada di lokasi berbeda sangat mudah dan praktis karena terpusat dalam 1 akun TimeFace Manager, dengan cara mengirim perintah mode registrasi jarak jauh ke berbagai device yang terhubung.
      
   • Kemudahan atur jadwal kerja shift untuk digunakan pada App TimeFace sebagai device hingga atur interval dan batasan bagi karyawan yang melakukan absensi kehadiran, sehingga pengelolaan karyawan aktif jadi lebih efektif.
      
   • Harga pasti hemat karena aplikasi e-presensi karyawan TimeFace dapat membantu efisiensi perusahaan dengan biaya yang bisa disesuaikan dengan jumlah device yang dibutuhkan, serta bisa menambah lebih banyak device tanpa batas.

Mana aplikasi e-presensi pilihanmu? Fingerspot.iO dan App TimeFace, masing-masing memiliki keunggulan yang bisa dipilih sesuai kebutuhan perusahaan. Yang pasti, keduanya merupakan aplikasi e-presensi kekinian yang bisa memberikan manfaat untuk perusahaan beserta seluruh karyawan.