Menjadi sebuah pemandangan yang umum di berbagai perusahaan atau tempat kerja, setiap akhir atau awal bulan para karyawan riuh dengan saling bertanya “sudah cair belum?”. Yang menjadi topik hangat pembicaraan antar karyawan tersebut tak lain adalah ‘gaji’. Begitu gaji cair, senyum sumringah tersungging di bibir para karyawan setelah melewati penantian harap-harap cemas. Terbayang sudah betapa senangnya akan pulang ke rumah sambil membawa gaji untuk diberikan pada keluarga, atau bisa segera membeli barang kebutuhan atau keinginan yang telah lama ditulis dalam wishlist, dapat membayar berbagai tagihan, merealisasikan rencana wisata untuk melepas penat kerja, atau bahkan sekedar menikmati jajanan favorit setelah gajian. Semua ini bisa membuat karyawan semangat bekerja karena kerja kerasnya setelah satu bulan telah terbayarkan.

Pembayaran gaji yang ontime atau tepat waktu akan memberikan dampak yang luar biasa bagi peningkatan kinerja dan produktifitas karyawan. Sudah banyak penelitian yang dilakukan dan telah membuktikannya. Sebaliknya, keterlambatan pemberian gaji bisa menimbulkan dampak negatif berupa penurunan semangat kerja karyawan hingga menurunnya kinerja dan produktivitas. Oleh karena itu, penggajian memiliki sifat yang urgent, sehingga perlu dibuatkan pedoman atau SOP penggajian agar pembayaran gaji bisa selalu ontime.

 

Pengertian SOP Penggajian Karyawan

Standard Operating Procedure (SOP) terkait pembayaran gaji karyawan atau SOP penggajian karyawan adalah pedoman yang berisikan tata cara yang dipakai perusahaan untuk pengeluaran kas guna membayar gaji karyawan.

 

Tujuan SOP Penggajian Karyawan

Pembuatan SOP penggajian memiliki tujuan yang sangat penting dalam kelancaran operasional perusahaan terkait hubungannya dengan pemberian hak pada karyawan, yakni pembayaran gaji, bonus dan insentif lainnya secara lancar dan tepat waktu.

 

Poin Penting dalam SOP Penggajian Karyawan

Ada poin-poin atau hal-hal penting yang harus diperhatikan ketika akan menyusun SOP penggajian karyawan, antara lain: data karyawan, data kinerja karyawan, perhitungan gaji karyawan, hingga proses pembayaran gaji karyawan.

1. Data Karyawan
   Data karyawan berisikan data-data penting karyawan seperti: 
   • Seluruh data penerimaan karyawan, perubahan gaji dan pemberhentian karyawan.
   • Data mutasi karyawan serta pejabat perusahaan yang memberikan otorisasi.
      
2. Data Kinerja Karyawan
   Data kinerja karyawan berisikan dokumen pendukung yang diterbitkan oleh divisi pengelolaan SDM, terdiri atas:
   • Pekerjaan dan tanggung jawab karyawan.
   • Data absensi karyawan, catatan pencocokan hasil kerja produksi sebenarnya dengan pengawasan yang berlaku pada sistem pembayaran gaji atas dasar hasil kerja.
   • Keseluruhan jam kerja masing-masing karyawan yang sudah mendapatkan persetujuan dari staf terkait.
   • Data lembur karyawan yang telah mendapatkan persetujuan dari pejabat perusahaan yang berwenang.
   • Pengumpulan dan pemeriksaan kembali data rinci perhitungan total gaji oleh staf lain yang berwenang.
   • Perhitungan PPh 21 yang sesuai dengan peraturan pemerintah dalam Undang-Undang Perpajakan atas gaji karyawan.
      
3. Perhitungan Gaji Karyawan
   Perhitungan gaji karyawan harus memperhatikan adanya beberapa hal penting seperti:
   • Gaji kotor, yaitu total penghasilan seorang karyawan dalam satu periode gaji, termasuk bonus dan lembur.
   • Gaji bersih, yaitu total penghasilan yang harus dibayarkan ke karyawan yang diperoleh dari rumus perhitungan -> Gaji Kotor – Potongan = Gaji Bersih.
   • Potongan gaji.
   • Gaji yang didasarkan atas jam kerja.
   • Perhitungan lembur (BACA: CARA MENGHITUNG LEMBUR KARYAWAN YANG SESUAI, CEK DI SINI!)
     Contohnya: Bu Lani merupakan seorang karyawan desain grafis di CV. Bangun Sukses, dengan gaji Rp 20.000 per jam.
     Setiap jam kerja melebihi 40 jam per minggu maka berhak atas pembayaran dua kali dari tingkat normal. Sehingga cara menghitung gaji lemburnya adalah -> Rp 20.000 + Rp 20.000 = Rp 40.000 per jam.
     Jam lembur pertama dibayarkan pada tingkat 1,5 kali dari tingkat normal, sehingga cara menghitungnya adalah -> Rp 20.000 + Rp 10.000 = Rp 30.000 per jam.
     Misalnya pada minggu ke-4 periode bulan Januari terdapat data yang menunjukkan total jam kerja Bu Lani mancapai 42 jam, maka cara menghitungnya adalah sebagai berikut ->

     Gaji pokok (40 x Rp 20.000)                                                    Rp 800.000
     Gaji lembur 1 jam pertama (1,5 x Rp 20.000)                          Rp 30.000
     Gaji lembur 1 jam berikutnya (2 x Rp 20.000)                         Rp 40.000 +
     Total penghasilan minggu ke-4                                                Rp 870.000
      

4. Proses Pembayaran Gaji Karyawan
   proses pembayaran gaji karyawan harus melalui beberapa prosedur, yaitu:
   • Jika gaji dibayar dengan uang tunai, maka: harus dibuatkan tanda terima, ditanda tangani dan dicocokkan dengan arsip kepegawaian oleh staf lain yang bersangkutan; gaji diserahkan oleh orang yang berbeda dengan orang yang menghitung gaji; orang yang menyerahkan gaji sebaiknya bergantian atau berubah-ubah.
   • Jika gaji dibayar dengan pemindahbukuan atau transfer ke rekening Bank karyawan, maka: orang yang melakukan transfer atau pemindahbukuan, orang yang mempersiapkan daftar gaji, dan orang yang mencatat pembukuan gaji, masing-masing dilakukan oleh orang yang berbeda; memberi informasi pada karyawan bahwa gajinya telah dibayar.

 

Cara Membuat SOP Penggajian Karyawan

Cara membuat SOP penggajian karyawan tidaklah rumit, asalkan memahami formatnya yang benar dengar memenuhi dua komponen penting, yakni komponen atribut dan komponen utama.

1. Komponen Atribut
   Komponen atribut merupakan identitas SOP penggajian yang biasanya diletakkan di:
   • Bagian paling atas (header) SOP, berisikan: judul SOP, nama dan logo perusahaan, nomor dokumen, masa berlaku, keterangan jumlah halaman SOP.
   • Bagian paling bawah (footer) SOP, berisikan: nama pembuat SOP, pemeriksa dan yang menyetujui.
      
2. Komponen Utama
   Komponen utama merupakan pokok isi SOP penggajian yang diletakkan di tengah, berisikan:
   • Tujuan pembuatan SOP penggajian serta tata cara pembayaran gaji karyawan.
   • Ruang lingkup SOP penggajian yang meliputi pengumpulan data karyawan, perhitungan dan pembayaran gaji, serta penyimpanan dokumen.
   • Definisi pembayaran gaji sebagai aktivitas membayarkan sejumlah uang pada karyawan atas jasanya yang telah digunakan oleh perusahaan.
   • Dokumen terkait berupa SK pengangkatan pegawai, kartu gaji, daftar gaji karyawan, daftar hutang karyawan, dan bukti pembayaran.
   • Pihak terkait yakni departemen personalia atau HRD, akunting, keuangan atau kasir dan direktur.
   • Referensi berupa SK pengangkatan karyawan dan peraturan perusahaan.
   • Prosedur pelaksanaan pembayaran gaji karyawan, antara lain:
     • Pihak personalia menebitkan kartu gaji yang termasuk di dalamnya pinjaman atau hutang karyawan dengan dasar penerimaan karyawan dan SK pengangkatan karyawan.
     • Pihak personalia membuat rekapan daftar gaji dan hutang serta pembayaran hutang karyawan dengan dasar kartu gaji.
     • Pihak personalia membuat rekapan total gaji karyawan beserta daftar hutang karyawan setiap divisi untuk kemudian diberikan pada bagian keuangan atau kasir.
     • Bagian keuangan menyampaikannya pada direktur untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, bagian keuangan membayarkan gaji ke pihak personalia sejumlah total gaji karyawan sebelum dikurangi pinjaman karyawan, lalu bukti pembayaran ditanda tangani oleh personalia dan diberikan pada bagian dokumentasi.
     • Pihak personalia memasukkan uang ke amplop untuk setiap karyawan (jika pembayaran secara cash) atau pihak keuangan melakukan transfer ke rekening bank karyawan.
     • Pihak personalia mengembalikan hasil pelunasan hutang karyawan ke bagian keuangan (jika pembayaran secara cash).

 

Contoh SOP Penggajian Karyawan

 

Penggajian Mudah, Tepat dan Cepat dengan Fingerspot.iO

Aktivitas penggajian karyawan merupakan salah satu tugas yang rumit, membutuhkan ketelitian dan tuntutan kecepatan. Agar penggajian lancar, akurat dan ontime sebaiknya dukung SOP penggajian yang telah dibuat dengan pemanfaatan aplikasi penggajian atau aplikasi payroll.

Melalui Fitur Perhitungan Penggajian karyawan di Fingerspot.iO pengelompokkan komponen gaji, pengaturan komposisi gaji, pembuatan slip gaji, pengaturan jenis mata uang untuk pembayaran gaji karyawan, hingga transaksi penggajian bisa lebih mudah dilakukan. Fingerspot.iO juga mendukung pemberian gaji sesuai dengan kinerja karyawan yang objektif dengan data kehadiran yang akurat dan realtime.

Seluruh poin atau hal-hal penting yang harus diperhatikan ketika akan menyusun SOP penggajian karyawan seperti yang telah dijelaskan di atas, yaitu: data karyawan, data kinerja karyawan, perhitungan gaji karyawan, hingga proses pembayaran gaji karyawan, semuanya bisa diperoleh dan dilakukan secara mudah, praktis, tepat dan cepat menggunakan Fingerspot.iO.

 

Penggajian Karyawan Pakai Fingerspot.iO Pasti Nyaman dan Aman

Gaji karyawan bersifat privasi, oleh karenanya harus dijaga keamanannya agar hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu yang berkompeten dan dipercaya oleh perusahaan. Di Fingerspot.iO memungkinkan untuk diberlakukan pembatasan hak akses aplikasi penggajian agar lebih terjaga keamanannya dengan cara:

1. Manajemen perusahaan mengakses akun Fingerspot.iO, kemudian memilih menu Pengaturan.
2. Akan tersedia pilihan Hak Akses yang dapat dipilih oleh manajemen perusahaan.
3. Pilih Tambah Admin – Hak Akses Penggajian.
4. Manajemen perusahaan mengatur siapa saja orang yang dapat mengakses menu penggajian termasuk slip gaji karyawan.

Dengan memiliki SOP penggajian yang didukung dengan Fingerspot.iO maka penggajian karyawan bisa selalu dilakukan dengan lancar dan ontime. Bahkan terasa lebih nyaman bagi karyawan, karena selain bisa mendapatkan gaji tepat waktu, juga bisa mengakses slip gaji online kapan pun dan di mana pun via App FiO pada ponselnya. Penggajian yang lancar, nyaman, aman dan ontime dapat membuat operasional perusahaan berjalan baik, karyawan pun bisa lebih bersemangat untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.