Hingga kini masih banyak yang beranggapan bahwa tugas utama HRD yaitu merekrut karyawan baru guna mengisi posisi kerja yang kosong maupun posisi kerja yang baru dibentuk. Tak semua orang menyadari bahwa ternyata HRD menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengurus data karyawan yang sedang aktif bekerja di perusahaan. Tugas-tugas berulang ini meliputi data personalia, data kehadiran karyawan seperti izin, cuti, sakit dan lembur, hingga reimbursement beserta laporan tiap transaksi yang dilakukan oleh karyawan di perusahaan, bahkan data kinerja dan progress kualitas karyawan, dimana data-data tersebut menuntut kecepatan dan ketepatan karena nantinya akan sangat dibutuhkan oleh divisi lain, misalnya finance atau accounting yang membutuhkan data absensi untuk keperluan penggajian karyawan dan laporan keuangan perusahaan, serta data kinerja karyawan bagi manajemen perusahaan untuk dijadikan dasar assessment karyawan yang akan mempengaruhi promosi kenaikan gaji atau jabatan serta pemberian reward kerja.

Namun sayangnya, seringkali tugas ini mengalami hambatan dikarenakan beberapa hal umum seperti data absensi yang tidak valid dan tidak realtime, hingga kesulitan karyawan dalam memperoleh informasi terkait haknya atau materi pengembangan diri dari perusahaan, serta tidak adanya kemudahan dalam memberikan informasi terkait presensinya. Perlu dipahami, bahwa kemudahan karyawan dalam mengakses informasi dan data pekerjaannya secara mandiri akan sangat membantu kelancaran tugas HRD sehari-hari.

 

ESS atau Employee Self Service

Di era serba digital seperti saat ini, portal ESS hadir untuk mengatasi segala batasan yang seringkali menjadi hambatan kelancaran tugas HRD di bidang personalia. ESS yang merupakan singkatan dari Employee Self Service merupakan sistem yang dimanfaatkan di dunia kerja guna membantu karyawan agar dapat mengakses informasi dan data pekerjaannya secara mandiri. Mulai dari melihat informasi hingga merubah atau memasukkan data karyawan ke sistem perusahaan bisa dengan mudah dan cepat dilakukan oleh masing-masing karyawan.

 

Apakah ESS (Employee Self Service) Aman?

Mungkin sempat terbersit kekhawatiran akan keamanan data karyawan yang dapat dilihat dan diubah sendiri oleh karyawan dalam sistem ESS ini. Tak perlu khawatir, meski dapat diakses mandiri oleh karyawan namun tentu ada batasan-batasan yang telah diatur dalam sistem ESS sehingga semua data tetap terjamin keamanannya. Misalnya saja perihal absensi, lembur, izin telat, izin tidak masuk kerja ataupun cuti, akses informasi gaji hingga materi edukasi yang telah dibekali penyuntingan dan membutuhkan izin dari atasan, manajemen perusahaan atau HRD.

 

Bentuk dan Manfaat ESS (Employee Self Service) bagi Karyawan serta Perusahaan

1. Absensi Online
   Aplikasi absensi online merupakan salah satu bentuk ESS (Employee Self Service) yang paling lazim digunakan oleh banyak perusahaan masa kini. Keunggulannya dalam mendukung sistem kerja fleksibel yang memungkinkan kerja di kantor dan kerja jarak jauh, serta ideal bagi sistem kerja konvensional yang selalu membutuhkan kehadiran fisik karyawan secara penuh di tempat kerja menjadikan aplikasi absensi online mutlak dimiliki oleh segala jenis dan skala usaha. Dengan aplikasi absensi online maka setiap karyawan bisa melakukan berbagai kepentingan absen secara mandiri langsung dari ponselnya.
   • Manfaat Aplikasi Absensi Online untuk Karyawan:
     • Mudah melakukan absensi kapan saja di mana saja pakai ponselnya.
     • Tidak perlu mengantri saat absen masuk dan pulang.
     • Higienis, aman dan nyaman dari kekhawatiran penularan virus dan kuman penyebab berbagai penyakit.
     • Pada kondisi tertentu bisa titip absen pada atasan yang berwenang.
     • Bisa mengetahui data absensinya selama ini.
        
   • Manfaat Aplikasi Absensi Online untuk Perusahaan:
     • Mengurangi atau tidak memerlukan perangkat absen lain, sehingga lebih hemat ruang dan biaya.
     • Mendapatkan data absensi karyawan dengan cepat dan akurat.
     • Mendukung gerakan ramah lingkungan karena paperless dan semua data absensi secara otomatis masuk dan tersimpan dalam sistem.
     • Meringankan tugas HRD dalam pengolahan data absensi karyawan karena seluruh data dari absensi online tersaji dalam laporan praktis, serta dapat pula diintegrasikan dengan aplikasi HR untuk kebutuhan laporan yang lebih terperinci. Dengan demikian, maka tugas lain HRD tidak terbengkalai dan dapat dikerjakan dengan maksimal.
        
2. Slip Gaji Online
   Kemudahan dalam mengakses informasi terkait gaji merupakan salah satu bentuk ESS (Employee Self Service) yang harus diberikan oleh perusahaan pada masing-masing karyawan. Transparansi gaji yang bersifat pribadi ini bisa diberikan dalam bentuk slip gaji online yang lebih praktis langsung ke aplikasi pada setiap ponsel karyawan. seluruh data history slip gaji dari bulan ke bulan akan tersimpan dalam sistem dengan baik dan aman, sehingga karyawan dapat sewaktu-waktu melihat kembali informasi slip gajinya dari beberapa bulan ke belakang tanpa meminta pada HRD.
   • Manfaat Slip Gaji Online untuk Karyawan:
     • Praktis dan cepat dalam mengakses slip gajinya secara mandiri lewat ponselnya sehingga lebih mudah dalam melakukan kroscek nominal gaji yang seharusnya diterima.
     • Tracking slip gaji beberapa bulan ke belakang, kemudian bisa mencetak sendiri slip gaji yang diinginkan seperti untuk kebutuhan kelengkapan data pengajuan KPR dan sebagainya.
        
   • Manfaat Slip Gaji Online untuk Perusahaan:
     • Hemat kertas dan tinta karena tidak perlu lagi mencetak. 
     • Praktis tanpa perlu lagi membagikan secara manual pada setiap karyawan dengan risiko seperti hilang atau terlihat oleh karyawan yang tidak bersangkutan.
     • Tidak perlu meyimpan data slip gaji karyawan yang memakan ruang dan akan sangat merepotkan jika ada karyawan yang meminta data slip gajinya pada bulan-bulan sebelumnya.
        
3. Pengajuan Izin dan Cuti
   Pengajuan izin dan cuti yang dapat dilakukan oleh karyawan secara mandiri kapan saja dan di mana saja merupakan bentuk lain dari ESS (Employee Self Service) yang sangat penting. Pengajuan izin atau cuti yang dilakukan secara mandiri oleh karyawan melalui sistem akan langsung tersampaikan pada atasan, HRD, atau manajemen perusahaan untuk segera ditindaklanjuti apakah diterima atau ditolak. 
   • Manfaat Pengajuan Izin dan Cuti Mandiri untuk Karyawan:
     • Lebih cepat dalam mengajukan izin dan cuti dari ponselnya pada sistem yang akan langsung terkirim pada perusahaan.
     • Mendapatkan respon dari pengajuan izin dan cuti lebih cepat.
     • Penyampaian informasi lebih bersifat pribadi namun tetap profesional.
        
   • Manfaat Pengajuan Izin dan Cuti Mandiri untuk Perusahaan:
     • Menjaga privasi serta profesionalisme komunikasi kerja.
     • Lebih cepat dalam mengetahui  pengajuan izin dan cuti setiap karyawan.
     • Mudah dalam menyampaikan respon diterima atau ditolaknya setiap pengajuan yang masuk.
        
4. Akses Materi Pengembangan Diri
   Bentuk lain dari ESS (Employee Self Service) yang krusial adalah akses materi pengembangan diri dari perusahaan secara mandiri oleh setiap karyawan. sistem yang terdapat pada aplikasi akan membantu proses transfer materi pengembangan diri bagi setiap karyawan lebih efektif dan merata.
   • Manfaat Akses Mandiri Materi Pengembangan Diri untuk Karyawan:
     • Lebih mudah mendapatkan materi dari perusahaan untuk pengembangan diri tanpa khawatir tertinggal materi karena bisa diakses secara mandiri via ponselnya.
     • Tidak harus hadir secara fisik untuk mendapatkan pelatihan atau edukasi dari perusahaan.
     • Memiliki kesempatan yang sama dengan karyawan lain untuk memajukan diri.
        
   • Manfaat Akses Mandiri Materi Pengembangan Diri Karyawan untuk Perusahaan:
     • Hemat waktu, tempat, tenaga dan biaya karena penyampaian materi edukasi secara digital langsung di ponsel tanpa perlu mengadakan seminar atau acara edukasi khusus di tempat dan waktu tertentu.
     • Lebih efektif karena materi dapat tersampaikan pada semua karyawan. Tidak ada lagi masalah karyawan yang tidak mendapatkan materi karena berhalangan hadir pada acara penyampaian materi.
     • Membuka kesempatan luas bagi seluruh karyawan untuk berkompetisi secara sehat dengan memajukan kinerja dan kemampuannya.

Seluruh bentuk dan manfaat sistem ESS (Employee Self Service) ini telah ada lengkap dalam satu aplikasi Fingerspot.iO sehingga tak perlu aplikasi yang berbeda-beda untuk mendapatkan manfaatnya. Sistem absensi online pada Fingerspot.iO dapat digunakan oleh setiap jenis dan skala perusahaan. Slip gaji serta pengajuan izin dan cuti online pun tersedia untuk memenuhi sistem ESS (Employee Self Service) yang bermanfaat bagi karyawan beserta perusahaan. Lewat fitur e-learning semakin memudahkan penyampaian dan akses materi edukasi untuk pengembangan seluruh karyawan.

Dengan menggunakan Fingerspot.iO yang mendukung sistem ESS (Employee Self Service) maka akan dapat membantu memudahkan administrasi perusahaan, menghemat waktu, tenaga dan biaya, serta meningkatkan keamanan data karyawan karena didukung teknologi penyimpanan cloud.