Data adalah sekumpulan informasi berupa angka, nilai, atau lambang yang sangat penting. Saking pentingnya hanya segelintir orang saja yang boleh membuka, menyimpan, dan mengolah data tersebut. Data penting perusahaan seperti data keuangan, data perencanaan bisnis, data karyawan, data penggajian dan data kehadiran yang harus memiliki tingkat keamanan yang baik. Data-data yang bersifat rahasia tersebut hanya boleh diakses oleh beberapa orang yang berkepentingan saja.
Jika semua diberi akses untuk membuka data tersebut bisa menimbulkan risiko data hilang dan dimanipulasi untuk kepentingan oknum tertentu. Tentu Anda tidak ingin hal tersebut terjadi. Untuk menghindari risiko kehilangan data yang dapat berujung pada kerugian materi perusahaan, Anda harus tahu cara efektif tingkatkan keamanan data dengan langkah-langkah di bawah ini.
- Gunakan password rumit dan panjang
Kesalahan yang sering dilakukan adalah menggunakan password simpel dan mudah dibobol. Pahamilah, semakin panjang dan rumit password yang digunakan maka akan sulit dipecahkan. Lalu, bagaimana caranya membuat password yang sulit ditebak namun mudah diingat? Anda dapat menggunakan kejadian istimewa dan paling berkesan yang terjadi dalam hidup Anda asalkan bukan hari ulang tahun. Misalnya, tanggal 28 Oktober 2017 berlibur bersama keluarga di Bali. Perhatikan juga besar kecilnya huruf, angka dan simbol yang dimasukkan agar password semakin susah ditebak.
- Tidak membuka data di komputer lain
Cara aman menjaga data penting perusahaan adalah dengan tidak membuka data-data tersebut di komputer milik orang lain bahkan di warnet sekalipun. Anda harus waspada karena bisa saja di komputer lain sudah ada software yang dapat menyimpan history data milik Anda. Sebaiknya, sediakan komputer atau laptop cadangan untuk berjaga-jaga jika komputer yang sering dipakai mengalami kendala.
- Backup data
Anda wajib melakukan backup data perusahaan secara rutin ke flashdisk maupun hardisk eksternal. Dengan demikian, bila terjadi hal yang tidak diinginkan pada komputer seperti komputer rusak, terkena virus, atau data hilang Anda masih memiliki backup data lengkap. Manfaatkan juga cloud storage untuk menyimpan data-data penting perusahaan. Jadi, data tersebut di-upload dan disimpan di server cloud. Untuk menyimpan data karyawan beserta data kehadirannya, Anda dapat memanfaatkan mesin absensi yang memiliki fitur USB Data Encryption agar data diubah menjadi kode rumit sehingga data tetap valid juga aman. Lalu, gunakan cloud storage dari Fingerspot untuk menampung data kehadiran dari berbagai lokasi selama 24 jam.
- Batasi akses ruangan
Di awal sudah disebutkan untuk tidak membuka akses ke semua orang yang tidak berhubungan dengan data yang Anda kelola. Caranya dengan memilih orang yang bisa dipercaya untuk memegang data penting. Kemudian, batasi akses ruangan dengan menggunakan alat akses kontrol seperti door lock, hotel lock atau mesin absensi yang memiliki fitur akses kontrol pintu.
Melindungi data penting perusahaan adalah prioritas utama dan bukan hal sepele. Tapi, secanggih apapun teknologi yang digunakan untuk mengamankan data tidak akan membantu kalau orang yang diberi tugas tidak bertanggung jawab. Setuju?
Sumber gambar : agileit.com