Pasti sudah sering ya mendengar istilah Job Desc atau Job Description. Saat sebelum memulai pekerjaan baru atau hendak menempati jabatan baru pasti salah satu hal yang dipertanyakan adalah Job Desc atau Job Description. Tak hanya penting untuk diketahui karyawan agar lebih memahami tugas dan tanggung jawabnya, HRD juga wajib memiliki pemahaman yang baik tentang Job Desc atau Job Description agar bisa menapatkan karyawan yang berkualitas.
Pengertian Job Description
Job Desc atau Job Description adalah uraian pekerjaan dalam bentuk catatan atau daftar yang berisikan tugas, peran dan tanggung jawab pada sebuah posisi di perusahaan. Dengan kata lain, Job Desc atau Job Description merupakan gambaran dari sebuah posisi kerja yang sudah ditetapkan sebelumnya oleh pihak perusahaan.
Kapan Job Description Harus Dibuat HRD?
HRD harus membuat Job Description sebelum menerbitkan informasi posisi kerja yang dibuka, kemudian menginformasikannya pada calon pelamar kerja lewat berbagai media seperti website perusahaan, media sosial, aplikasi pencari kerja dan sebagainya. Setelah mendapatkan karyawan baru pun sebaiknya berikan kembali Job Description dalam bentuk file cetak pada karyawan yang bersangkutan, dengan meniadakan poin ‘kualifikasi yang dibutuhkan’. Kemudian, secara berkala harus dilakukan pengkajian Job Description yang sudah ada apakah masih relevan atau perlu dilakukan perubahan.
Kapan Job Description Harus Diketahui Karyawan?
Saat sebelum memutuskan untuk melamar kerja sebaiknya calon pelamar sudah mengetahui dan menimbang dengan matang Job Description pada posisi dan perusahaan yang dituju, yakni lewat informasi lowongan posisi yang ada di berbagai platform atau media pencarian kerja. Jika telah diterima oleh perusahaan tersebut, alangkah baiknya untuk meminta pada HRD atau atasan langsung terkait informasi Job Description.
Cara Membuat Job Description yang Baik
Dalam sebuah perusahaan pada umumnya HRD lah yang bertugas untuk membuat Job Desc atau Job Description. HRD perlu untuk membuat dan meregulasi isi Job Desc atau Job Description secara berkala untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Adapun isi dari Job Desc atau Job Description antara satu karyawan dengan karyawan lain bisa berbeda-beda bergantung pada jenis pekerjaannya. Namun, secara umum terdapat beberapa unsur yang wajib ada pada setiap Job Desc atau Job Description yang dibuat agar sederhana dan jelas.
Unsur-unsur Job Description
Agar Job Desc atau Job Description sesuai dengan karakteristiknya yang harus sederhana dan memuat kejelasan uraian pekerjaan yang dibutuhkan, maka ada setidaknya 8 unsur utama Job Desc atau Job Description yang harus ada pada setiap Job Desc atau Job Description tersebut, yakni: identitas pekerjaan, lokasi kerja, objective dari pekerjaan yang dimaksud, detil tugas dan kewajiban, report line, kriteria yang esensial, gambaran perusahaan, informasi lamaran.
- Identitas Pekerjaan
Berisi nama posisi kerja yang disertai dengan deskripsi atau ringkasan singkat dan jelas terkait posisi tersebut.
- Lokasi Kerja
Cantumkan informasi lokasi kerja yang tepat. Jika perusahaan akan menempatkan kandidiat karyawan di kantor cabang maka harus disampaiakan secara rinci dan benar, jika tidak, maka kandidat karyawan yang telah lolos seleksi kemungkinan akan mundur ketika mengetahui penempatan lokasi kerjanya tidak sesuai.
- Tujuan Posisi Kerja
Apa tujuan yang diharapkan dari dibukanya posisi kerja terkait bisa membantu kandidat atau pelamar kerja untuk mendapatkan gambaran jelas terkait pekerjaannya dan bisa lebih matang untuk mempertimbangkannya. Hal ini sangat bermanfaat untuk memperlancar proses skrining selanjutnya.
- Detail Tugas dan Kewajiban
Tulis secara detail dan lengkap dengan bahasa yang sederhana tentang apa saja tugas-tugas kerja terkait posisi kerja yang dibuka.
- Report Line
Pentingnya mencantumkan informasi report line akan sangat berguna untuk memberikan gambaran jelas terkait pekerjaannya sehingga pelamar kerja dapat mengukur kemampuannya serta membandingkannya dengan peluang lain.
- Kriteria yang Krusial
Proses penyaringan kandidat karyawan akan lebih lancar jika di awal HRD mencantumkan kriteria-kriteria yang krusial.
- Gambaran Perusahaan
Cantumkan garis besar gambaran perusahaan seperti tahun pendirian, jumlah karyawan aktif, jumlah kantor cabang, prestasi yang pernah diraih perusahaan, serta informasi-informasi lain yang dapat mengangkat citra perusahaan.
- Informasi Lamaran
Sampaikan informasi tentang bagaimana pelamar harus memproses lamaranya, dokumen apa saja yang perlu dilampirkan, hingga tahapan apa saja yang perlu dilalui.
Setelah memahami unsur-unsur Job Description, berikutnya adalah melakukan persiapan sebelum membuat Job Description.
Persiapan Sebelum Membuat Job Description
Agar bisa membuat Job Description yang benar-benar tepat manfaat bagi perusahaan, HRD perlu melakukan serangkaian persiapan penting dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Analisa Posisi yang Akan Dibuka
Lakukan analisa terhadap posisi kerja yang sedang dibuka, seperti apa latar belakang dibukanya posisi tersebut, bagaimana tingkat kebutuhan posisi yang dibuka, skill apa saja yang harus dimiliki kandidat karyawan untuk bisa mengisi posisi tersebut. Tidak ada salahnya juga untuk membandingkan posisi sama yang dimiliki oleh perusahaan lain untuk menghindari kemungkinan over atau under expectation.
- Memahami Kepribadian Perusahaan
Pahami betul kepribadian perusahaan lalu tuangkan dalam deskripsi singkat, misalnya gambaran yang menunjukkan bahwa perusahaan termasuk start-up yang menerapkan budaya kerja keras, atau perusahaan yang visioner, dan sebagainya.
- Memetakan Secara Terstruktur
Tulis keseluruhan Job Description secara rapi, jelas dan testruktur. Hal ini bisa membuat kredibilitas perusahaan semakin bertambah di mata pelamar.
- Menentukan Poin Terpenting
Jika ada poin penting yang menjadi perhatian khusus perusahaan akan kebutuhan posisi tersebut, seperti “dibutuhkan segera”, “siap target”, “mau relokasi ke seluruh cabang’ dan sebagainya. Tulislah dengan memberikan penekanan seperti cetak tebal, tanda petik, atau menuliskan dalam poin tersendiri agar bisa langsung mendapatkan perhatian pelamar.
Contoh Job Description
Berikut adalah contoh Job Description yang baik dan benar.
Bagaimana Agar Job Description yang Telah Dibuat Bisa Efektif?
Job Desc atau Job Description yang telah dibuat meski telah melalui pesiapan yang baik dan memenuhi segala unsur utamanya, seringkali dalam praktiknya tidak berjalan sesuai harapan atau dengan kata lain, tidak efektif.
Oleh karenanya dibutuhkan teknologi pendukung yang mampu meningkatkan tingkat keberhasilan dan efektifitas Job Desc atau Job Description yang telah dibuat, yaitu dengan menggunakan aplikasi atau software HRIS FingerspotOne.
aplikasi atau software HRIS FingerspotOne bermanfaat untuk mempermudah kerja HRD dalam mengoptimalkan efisiensi pelaksanaan Job Desc atau Job Description karena dibekali dengan fitur-fitur, seperti:
- Kelola absensi karyawan lebih akurat dan praktis dengan realtime data absensi dan notifikasi kehadiran karyawan secara otomatis dalam bentuk SMS ke pimpinan dan karyawan yang bersangkutan.
- Kelola mesin absensi dengan kemudahan auto sinkron data karyawan, tanggal dan jam mesin absensi dengan server.
- Mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan data di mesin absensi.
- Pengaturan jadwal kerja karyawan dengan berbagai jenis jam kerja, seperti fleksibel, shift, non-shift, dan split-shift.
- Pengaturan pola kerja karyawan yang meliputi waktu istirahat dan lembur.
- Pengaturan izin dan cuti karyawan dengan kemudahan informasi dan atur persetujuannya.
- Pengelolaan struktur organisasi karyawan dalam bentuk diagram pohon yang mudah dibaca berdasarkan struktur atau jabatan tertentu.
- Kemudahan kelola seluruh data karyawan, meliputi: kartu identitas, data peggajian, kontak dan kontak darurat, foto serta berbagai informasi data karyawan di mesin absensi.
- Membuat grup karyawan berdasarkan struktur atau jabatan, serta tindakan lanjutan seperti penambahan izin dan pembaruan kontrak kerja.
- Kepraktisan kelola penggajian karyawan mulai dari penghitungan hingga penerbitan slip gaji, bahkan pengaturan jenis mata uang untuk pembayaran gaji.
- Kemudahan perhitungan premi BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan karyawan.
- Kemudahan perhitungan pajak karyawan atau PPh 21 sesuai dengan regulasi yang berjalan.
- Perusahaan yang sudah menggunakan mesin absensi Fingerspot Revo Series WiFi dan LAN, Neo W-201BNC, U.are.U 4500 dan U.are.U 5100, maka bisa langsung mengaktifkan dan memanfaatkan berbagai fitur FingerspotOne.
FingerspotOne aplikasi desktop andalan HRD masa kini untuk pengelolaan manajemen perusahaan dan data absensi karyawan yang dilengkapi dengan perhitungan gaji karyawan, kemudahan pengelolaan izin karyawan, jadwal kerja karyawan, dan terhubung dengan mesin absensi Fingerspot.
FingerspotOne jagonya kelola manajemen perusahaan dan kebutuhan karyawan dalam satu aplikasi yang tepat untuk mengoptimalkan efisiensi pelaksanaan Job Desc atau Job Description untuk berbagai posisi kerja di setiap perusahaan.