Absensi online merupakan sistem absensi yang lebih modern dan dianggap paling ideal bagi dunia kerja masa kini. Dibekali dengan teknologi digital yang membuatnya lebih fleksibel, efektif dan efisien, sehingga bisa memberikan manfaat baik bagi perusahaan, manajemen perusahaan serta seluruh karyawan.
Saat ini ada banyak jenis media absensi online yang bisa didapatkan mulai dari yang harganya fantastis, ada juga yang murah, bahkan ada pula yang gratis.
Untuk beberapa jenis absensi online yang dibandrol dengan harga fantastis nyatanya tidak selalu sebanding dengan manfaat yang didapatkan. Sehingga, beberapa pengguna lebih memilih absensi online gratis dengan alasan untuk penghematan perusahaan.
Absensi Online Gratis
Absensi online gratis bisa dibuat dengan menggunakan Google Form. Mungkin ada yang sudah pernah menggunakan Google Form untuk keperluan survei, karena memang pada umumnya Google Form ini digunakan perusahaan untuk membuat survei kepuasan pelanggan, survei karyawan, hingga form data calon karyawan. Namun, ternyata salah satu fitur gratisan yang disediakan oleh Google ini juga bisa dimanfaatkan sebagai absensi online karyawan.
Cara Menggunakan Absensi Online Gratis Pakai Google Form
Berikut adalah cara atau langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk membuat absensi online menggunakan Google Form tanpa biaya, alias gratis, yakni:
- Kunjungi laman ‘Google.com’, lalu pilih ‘Forms’ dan klik ‘Go To Google Forms’.
- Di bagian paling kiri klik tanda ‘+’, tunggu sampai muncul halaman web Google Forms.
- Pada kolom bertuliskan ‘Formulir Tanpa Judul’ isikan nama perusahaan, nama departemen, hari dan tanggal absensi.
- Pada kolom bertuliskan ‘Pertanyaan Tanpa Judul’ isikan ‘jam masuk kerja’.
- Kolom ‘opsi jawaban’ bisa diganti dengan ‘waktu’.
- Klik tanda ‘+’ untuk menambahkan kolom keterangan yang bisa dimanfaatkan karyawan untuk memberikan sedikit penjelasan terkait asensinya.
- Tambahkan menu ‘upload’ agar karyawan bisa mengunggah foto selfie-nya ataupun surat sakit dan berbagai dokumen lain yang dibutuhkan.
- Klik tanda titik tiga yang ada di sebelah menu ‘kirim’, pilih ‘Dapatkan Link yang Sudah Terisi’ atau ‘Get Pre-filled Link’ untuk mendapatkan link dari form absensi yang sudah dibuat, lalu kirimkan link tersebut ke karyawan via email, WhatsApp atau Telegram.
- Saat masing-masing karyawan telah mengisi from absensi tersebut, maka semua data akan masuk ke spreadsheet secara otomatis.
Absensi online dengan memanfaatkan Google Form ini memang gratis, hanya membutuhkan laptop atau PC dengan koneksi internet saja. Meskipun demikian, ternyata cara ini mempunyai banyak kelemahan sehingga membuatnya kurang efektif untuk mendukung kedisiplinan karyawan.
Kelemahan Absensi Online Gratis Pakai Google Form
Ada beberapa kelemahan yang patut dipertimbangkan sebelum menggunakan Google Form untuk mencatat kehadiran karyawan atau untuk absensi online, diantaranya adalah:
- Harus membuat form absensi yang baru setiap hari.
- Proses pembuatan form absensi membutuhkan tenaga dan waktu yang lebih banyak.
- Data absensi mudah dipalsukan karena diisi sendiri oleh karyawan tanpa adanya pengawasan dan bukti valid.
- Hanya dapat digunakan untuk pencatatan data kehadiran kerja atau absensi saja.
- Untuk perhitungan gaji harus dilakukan dengan input data absensi secara manual satu persatu yang pasti melelahkan sehingga rawan kesalahan.
Berbagai kelemahan ini membuat metode absensi online pakai Google Form menjadi kurang efektif dan kurang efisien. Apalagi jika jumlah karyawan cukup banyak, maka akan sangat merepotkan. Meskipun gratis, namun jika manfaatnya tidak optimal, maka justru akan menimbulkan masalah baru bagi perusahaan dan akan semakin merepotkan staf HRD atau manajemen perusahaan.
Sebagai solusinya, sebaiknya gunakan cara yang lebih praktis dan pasti efektif serta efisien, yakni dengan menggunakan aplikasi absensi online Fingerspot.iO.
Absensi Online Murah
Daripada menggunakan absensi online gratisan yang tidak efektif, sehingga menyebabkan pemborosan waktu dan tenaga, sebaiknya pakai aplikasi absensi online profesional yang MURAH dengan MANFAAT MELIMPAH seperti Fingerspot.iO.
lebih dari sekedar aplikasi absensi online, Fingerspot.iO merupakan aplikasi HRIS profesional untuk membantu manajemen karyawan secara menyeluruh, karena dibekali dengan fitur-fitur lengkap yang bermanfaat untuk:
- Efektivitas Absensi dengan Cara yang Mudah dan Data Akurat
Terdapat fitur absensi online dengan teknologi anti-fake GPS dan identifikasi wajah untuk kemudahan karyawan mencatat kehadirannya kapan saja dan di mana saja secara akurat, serta notifikasi real-time sehingga bisa lebih optimal dalam memantau kedisiplinan karyawan yang bekerja dari mana saja. Selain itu, ada juga fitur Geofences/Pembatasan Wilayah untuk pemantauan karyawan lapangan yang lebih akurat.
- Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Dibekali dengan fitur pengaturan jam dan jadwal kerja, laporan kerja multi format via ponsel, serta menu Todo sebagai pengingat aktivitas kerja untuk membantu memastikan kinerja karyawan agar terukur secara akurat dan meningkatkan produktivitas kerjanya. Bantu assessment karyawan lewat fitur e-learning sebagai sarana edukasi karyawan serta fitur ujian online berbasis Safe Exam Browser.
- Terintegrasi dengan Mesin Absensi, Android dan iOS
Data kehadiran karyawan dari ponsel bersistem operasi Android atau iOS maupun dari mesin absensi akan tersimpan dengan aman dan terpusat di Fingerspot.iO manajemen perusahaan dan hanya dapat diakses oleh pihak yang dipercaya dan diberi wewenang oleh perusahaan.
- Meringankan Tugas-tugas HRD
Tugas-tugas HRD yang banyak dan berulang dapat diotomasi dengan adanya fitur pengorganisasian struktur perusahaan yang mudah, kontrol mesin absensi di berbagai lokasi kerja, terintegrasi dengan software penggajian dan absensi, perhitungan dan transaksi penggajian serta perhitungan BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan.
- Mendukung ESS (Employee Self Service)
Karyawan bisa lebih leluasa mengakses sendiri informasi absensinya, mengetahui sisa cuti dan mengajukan cuti, mendapatkan slip gaji online hingga update pengumuman penting dari perusahaan.
- Menambah Kredibilitas Perusahaan
Dilengkapi fitur-fitur yang dapat menambah keamanan dan kenyamanan karyawan dalam bekerja seperti fitur pantau lokasi karyawan dalam bentuk clustering maps, serta timeline yang informatif, akses ruangan pakai ponsel, informasi suhu tubuh karyawan, deteksi wajah tanpa masker, kupon makan elektronik, hingga kemudahan bagi karyawan untuk mendapatkan bantuan segera dalam keadaan darurat dengan fitur Panic Button, dimana fitur-fitur tersebut mampu menambah kredibilitas perusahaan terutama di mata karyawan.
- Efisiensi Tenaga, Waktu dan Biaya
Solusi komplit Fingerspot.iO mulai untuk absensi online hingga semua kebutuhan olah SDM dalam 1 aplikasi, bisa membantu perusahaan berefisiensi. Sebanyak apapun karyawan yang dimiliki tetap bisa di-handle secara cepat dan praktis sehingga tidak perlu menambah staf HRD. Bahkan begitu mudahnya digunakan, tugas olah SDM menggunakan Fingerspot.iO bisa juga dipercayakan pada selain staf HRD, misalnya staf admin atau GA.
Soal harga, dijamin murah karena hadir dalam pilihan plan yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan budget perusahaan. Apalagi dengan memanfaatkan promo DISKON 25% untuk pengguna baru Fingerspot.iO + Tambahan Diskon lainnya.
Segera manfaatkan promo DISKON 25% Fingerspot.iO sekarang juga untuk menikmati pengalaman terbaik absensi online dan olah karyawan yang praktis, efektif dan efisien.