HR Generalist atau HRD Umum seringkali disebut juga sebagai Eksekutif Administratif, Eksekutif HR, dan Admin HR. Profesi ini membutuhkan waktu kerja yang dinamis serta melakukan banyak macam tugas, sehingga menempati bagian yang sangat penting dalam sebuah tim personalia atau HRD (Human Resource Development) di dalam sebuah perusahaan.
Apa Itu HR Generalist?
HR Generalist adalah profesi dalam sebuah tim personalia yang posisinya berada di bawah Supervisor HR, Manajer HR atau Direktur HR dengan tanggung jawab pada seluruh pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan.
Seorang HR Generalist harus mampu bekerja di berbagai bidang serta memiliki pengetahuan umum tentang setiap bidang yang dikerjakan oleh HR, sehingga tugas dan tanggung jawabnya pun lebih luas, lebih dekat dengan karyawan dan mampu mengurus berbagai hal yang menjadi kebutuhan karyawan dalam perusahaan.
Tidak seperti HR Specialist yang memahami bidang HR tertentu secara mendalam, HR Generalist memiliki pemahaman yang luas di berbagai bidang HR meskipun tidak mendalam. Oleh karenanya HR Generalist lebih umum diperuntukkan pada perusahaan startup atau rintisan dengan jumlah karyawan yang tidak besar dan memiliki sedikit divisi. Keberadaan HR Generalist di perusahaan yang pada umumnya baru berkembang ini lebih mengarah ke tingkat manajerial atau pengelolaan perusahaan.
Syarat yang Harus Dipenuhi untuk Menjadi HR Generalist
Untuk menjadi seorang HR Generalist ada beberapa syarat yang harus dipenuhi, yakni:
- Meraih Gelar Setidaknya S1 Psikologi atau Manajemen dan Bisnis
Psikologi, Manajemen dan Bisnis menjadi latar belakang pendidikan yang harus dimiliki oleh seorang calon HR Generalist, karena bidang ilmu tersebut mempelajari dasar kemampuan manajemen serta komunikasi yang baik untuk pengelolaan SDM yang lebih lancar. Dasar ilmu ini berkaitan dengan pekerjaan HR Generalist yang akan menangani berbagai karakter dan kondisi setiap karyawan yang ada di perusahaan.
- Memiliki Sertifikat HR Generalist
Dari data Kelly Service Indonesia, didapati bahwa HR Generalist dengan pendidikan S1, berpengalaman selama 5 sampai 10 tahun dan memiliki sertifikat maka untuk saat ini umumnya akan mendapatkan gaji sedikitnya Rp 8.500.000 per bulan. Akan tetapi, nominal pastinya tentu bergantung pula pada skala perusahaan. Namun untuk mendapatkan gaji yang cukup tinggi memang sangat disarankan untuk memiliki sertifikat. Untuk bisa memiliki sertifikat maka terlebih dahulu harus lulus uji kompetensi tertulis, serta membuat makalah yang dibimbing secara langsung oleh fasilitator sesuai bidangnya. Sertifikasi ini biasanya diterbitkan oleh Lembaga Sertifikasi Profesi Manajemen Sumber Daya Manusia (LSP-MSDM).
- Berpengalaman Kerja di Bidang HR
Pengalaman kerja bisa didapat dari pekerjaan di tempat sebelumnya dengan memulai kerja sebagai asisten HRD atau Staf HRD. Sedangkan bagi fresh graduate maka pengalaman kerja di bidang HR bisa didapat melalui program magang di satu atau beberapa perusahaan. Dengan pengalaman yang dimiliki maka akan membantu untuk lebih mengenal job description-nya serta terbiasa dengan berbagai hal dalam dunia HR yang akan menjadi tanggung jawabnya.
- Memahami Peraturan Ketenagakerjaan
Memenuhi hak sekaligus kewajiban karyawan dan perusahaan merupakan salah satu tanggung jawab besar yang diemban oleh seorang HR Generalist. Tugas ini berkaitan erat dengan hukum atau peraturan yang berlaku di sebuah negara. Oleh karenanya, seorang HR Generalist harus memiliki pemahaman yang baik dan selalu update informasi terkait hukum atau peraturan ketenagakerjaan.
- Mempunyai Keterampilan Manajemen, Perencanaan dan Pengambilan Keputusan
Bisa mengelola sumber daya manusia dengan baik seperti mencatat dan mengatur karyawan dengan teliti serta mampu membuat banyak keputusan mengenai calon karyawan, menentukan kandidat terbaik untuk suatu pekerjaan, hingga menyelesaikan perselisihan antar karyawan.
- Menguasai Komunikasi Verbal dan Non-Verbal
Bisa berkomunikasi dengan karyawan dan calon karyawan secara lisan dan tulisan yang baik, mampu mendengar dan berkomunikasi efektif dengan seluruh karyawan.
- Berkepribadian Baik
Memiliki rasa empati, intuitif, kooperatif dan kecerdasan emosi atau emotional intelligence yang tinggi, karena fungsinya untuk melayani berbagai tipe karyawan dengan prioritas, budaya dan prinsip yang berbeda-beda. Memiliki keterampilan interpersonal yang baik, ramah dan membuat karyawan merasa nyaman. Menjaga kerahasiaan karyawan maupun perusahaan karena HR Generalist mengetahui banyak informasi yang bersifat rahasia dan sensitif mengenai karyawan dan perusahaan seperti detail kontak, gaji, kinerja hingga kondisi internal perusahaan.
- Mampu Mengoperasikan Komputer
Komputer merupakan perangkat yang saat ini lazim ditemui di berbagai bidang kerja, terutama di kantor. HR Generalist yang pada dasarnya bekerja di kantor tentu harus memiliki kemampuan yang mumpuni dalam hal mengoperasikan komputer karena tugas kerjanya akan banyak menggunakan komputer.
- Mengikuti Perkembangan Teknologi
Seorang HR Generalist haruslah ‘melek teknologi’ karena perkembangan teknologi yang digunakan dengan bijak akan dapat memberikan manfaat untuk tugas-tugas HRD. Apalagi di sisi lain juga harus bisa mengimbangi pengetahuan karyawan dan calon karyawan yang akrab dengan teknologi seperti pada generasi milenial dan selanjutnya.
Seluruh kriteria atau syarat yang harus dimiliki HR Generalist ini adalah sesuatu yang mutlak karena berhubungan dengan tugas dan tanggung jawabnya.
Tugas dan Tanggung Jawab HR Generalist
Sesuai dengan pengertiannya, maka tugas dan tanggung jawab seorang HR Generalist sangatlah luas. Bisa dikatakan bahwa profesi HR Generalist merangkum seluruh kerja HR, antara lain:
- Mengembangkan Perusahaan
Tugas dan tanggung jawab HR Generalist dalam mengembangkan perusahaan bisa dalam bentuk rekrutmen, staffing, pelatihan, pengembangan karyawan, manajemen kinerja, orientasi, monitoring serta memastikan operasional perusahaan berjalan sesuai SOP dan hukum nasional, mengevaluasi performa karyawan, hingga mengedukasi karyawan terkait hal atau kebijakan baru perusahaan.
- Memberikan Kompensasi dan Administrasi Tunjangan
Memberikan hak karyawan merupakan kewajiban perusahaan yang dilakukan melalui HR Generalist. Hal ini berupa negosiasi gaji, perhitungan gaji, pemberian gaji, pembuatan kontrak dan kondisi kerja, perumusan kebijakan karyawan, administrasi sehari-hari yang berkaitan dengan keperluan karyawan, pelayanan asuransi, pemberhentian kerja, pengangkatan karyawan, administrasi kehadiran, keterlambatan dan lembur, pensiun, tunjangan serta bonus.
- Memastikan Keselamatan, Kesejahteraan dan Kesehatan Karyawan
Menjaga keselamatan dan operasional kerja karyawan, membantu memastikan kesejahteraan serta kesehatan karyawan juga merupakan salah satu tanggung jawab perusahaan yang menjadi tugas HR Generalist. Tak hanya kesehatan fisik, namun juga kesehatan psikis yang dilakukan dengan cara memberikan konseling pada karyawan yang membutuhkan.
- Menjadi Penghubung Perusahaan dengan Karyawan
Komunikasi antara perusahaan dengan karyawan dilakukan dengan adanya pengubung yakni HR Generalist. Aktivitas ini berupa implementasi kebijakan, merancang job deskripsi karyawan bersama dengan manajer atau supervisor terkait, menasehati lini manajer dan karyawan terkait hukum ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan, serta penyelesaian masalah antar karyawan atau masalah yang terjadi diantara perusahaan dengan karyawan.
Tugas dan tanggung jawab HR Generalist memang sangat banyak dan luas dengan segala kerumitannya. Untuk itu diperlukan tools pendukung kelancaran tugas tersebut agar setiap tugas dapat dilaksanakan dengan hasil yang optimal demi pengembangan kualitas karyawan dan perusahaan.
HRIS Pendukung Kelancaran Tugas HR Generalist
Pada praktiknya, seorang HR Generalist dapat diharuskan untuk membuat sebuah sistem administrasi personalia yang dulu dalam bentuk Ms. Excel, kini lebih umum dalam bentuk sistem web-based yang terintegrasi atau yang lebih dikenal dengan nama HRIS (Human Resource Information System) atau yang dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. HRIS adalah suatu sistem yang dimanfaatkan guna memudahkan seluruh akses dan olah data sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. Dengan demikian, seorang HR Generalist masa kini dituntut untuk memiliki pengetahuan dan kemampuan teknis tentang HRIS, karena HRIS merupakan tools vital dalam membantu kelancaran seluruh tugas personalia yang begitu banyak dan rumit. Efektivitas dan efisiensi tugas-tugas HR Generalist akan sangat dipengaruhi oleh penggunaan teknologi HRIS yang tepat seperti Fingerspot.iO.
Fingerspot.iO merupakan aplikasi HRIS profesional andalan para HR Generalist yang dibekali fitur-fitur lengkap untuk membantu seluruh tugas HR Generalist, seperti adanya:
- Fitur pengorganisasian struktur perusahaan yang mudah,
- Kontrol mesin absensi di berbagai lokasi kerja,
- Terintegrasi dengan software penggajian dan absensi,
- Perhitungan dan transaksi penggajian mudah dan praktis
- Kemudahan perhitungan BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan.
Untuk monitoring dan peningkatan produktivitas karyawan juga tersedia di Fingerspot.iO, antara lain:
- Fitur absensi online dengan teknologi anti-fake GPS, notifikasi real-time, laporan kerja multi format via ponsel, serta menu Todo sebagai pengingat aktivitas kerja untuk membantu memastikan kinerja dan produktivitas karyawan agar terukur secara akurat serta pemantauan kedisiplinan karyawan yang bekerja dari mana saja secara optimal.
- Fitur e-Learning sebagai sarana edukasi karyawan guna mengembangkan dan memaksimalkan performa serta kualitas karyawan.
- Fitur ujian online berbasis save exam browser (SEB) untuk membantu self assessment karyawan yang hasilnya dapat menjadi bahan pertimbangan pengangkatan posisi kerja yang lebih tinggi.
- Fitur pantau lokasi karyawan dalam bentuk clustering maps, serta timeline yang informatif, fitur akses ruangan pakai ponsel, informasi suhu tubuh karyawan, deteksi wajah tanpa masker, kupon makan elektronik untuk memberikan rasa tenang dan aman bagi tenaga kerja yang bekerja di kantor maupun di lapangan atau dari berbagai lokasi, hingga kemudahan untuk mendapatkan bantuan segera saat keadaan darurat lewat fitur Panic Button untuk mempermudah tugas HR Generalis dalam menjamin keselamatan dan kesehatan karyawan.
- Fitur pengaturan jam dan jadwal kerja untuk membantu karyawan supaya bisa bekerja secara terstruktur.
- Fitur Broadcast pengumuman, pengajuan izin yan fleksibel, terima slip gaji online untuk mempermudah komunikasi administratif dengan seluruh karyawan.
Menjadi HR Generalist yang profesional dan sukses adalah sebuah pencapaian yang luar biasa dalam berkarir di bidang personalia. Dengan menjadi HR Generalist yang sukses maka akan lebih mudah untuk meraih jenjang karir berikutnya seperti menjadi HR Specialist, Supervisor HR, Manajer HR atau Direktur HR. Untuk itu, jadilah HR Generalist yang profesional dan sukses bersama HRIS andalan Fingerspot.iO.