Kop surat merupakan komponen penting yang wajib ada pada setiap surat resmi. Sekolah merupakan lembaga atau organisasi yang bersifat formal dan berkepentingan resmi, sehingga surat yang diedarkan atau diinformasikan kepada setiap pihak yang dituju oleh sekolah masuk dalam kategori surat resmi.
Secara umum, kop surat yang disebut juga sebagai kepala surat merupakan identitas pertama yang dilihat oleh pihak penerima surat. Kop surat mempunyai fungsi umum sebagai media promosi, untuk mengetahui nama dan alamat instansi, serta memberikan informasi tentang jenis kegiatan dan bidang usaha. Sedangkan pengertian dari kop surat sekolah secara khusus lebih mengarah pada fungsi pemberitahuan kegiatan atau kepentingan sekolah yang berhubungan dengan setiap pihak yang dituju, seperti siswa, wali siswa atau berbagai pihak lainnya.
Pengertian Kop Surat Sekolah
Kop surat sekolah adalah format baku yang dipakai untuk memberikan tanda keaslian surat dari lembaga atau instansi sekolah sekaligus menunjukkan identitas sekolah tersebut. letak dari kop surat sekolah ini ada di bagian atas sebelum isi surat.
Kop surat lazimnya ada pada setiap surat resmi, termasuk dari sekolah yang merupakan lembaga resmi, sehingga setiap surat pemberitahuan yang diedarkannya merupakan surat resmi yang harus didahului dengan kop surat di bagian paling atas, sebelum bagian isi atau informasi yang hendak disampaikan pada pihak yang dituju.
Fungsi Kop Surat untuk Setiap Informasi Sekolah
Setiap informasi sekolah yang disampaikan dalam bentuk surat tertulis wajib disertai kop surat di bagian awal isi informasi, karena kop surat sekolah memiliki beberapa fungsi penting, yaitu:
- Menunjukkan identitas sekolah.
- Agar pihak yang dituju mengetahui dari mana asal surat yang diterima.
- Penunjuk bahwa surat tersebut resmi, formal dan asli dari pihak sekolah.
- Sebagai bukti tertulis hitam di atas putih perihal penyampaian informasi pada pihak yang dituju.
- Sebagai alat pengingat karena surat tersebut berisi informasi tertulis yang dapat disimpan dan dibaca lagi saat diperlukan dan mudah ditemukan kembali hanya dengan melihat bagian kop suratnya.
- Mempermudah pengarsipan surat sekolah dan memudahkan pencarian setiap saat dibutuhkan.
Unsur-Unsur yang Ada pada Kop Surat Sekolah
Ada beberapa unsur atau komponen penting yang ada pada setiap susunan kop surat sekolah yang menunjukkan identitas resmi, antara lain:
- Nama dan logo sekolah
- Alamat sekolah
- Nomor telepon sekolah
- Kode pos
- E-mail dan alamat website
Hal Penting yang Harus Diperhatikan dalam Penulisan Kop Surat Sekolah
Dalam membuat kop surat sekolah tidak bisa sembarangan, mengingat sifat surat yang formal atau resmi. Perhatikan hal-hal penting berikut sebelum mulai membuat kop surat sekolah.
- Diletakkan di bagian paling atas surat.
- Dilengkapi dengan identitas dan logo sekolah.
- Ditulis menggunakan huruf kapital pada awal nama sekolah dan berbagai informasi lain yang diperlukan.
- Menggunakan bahasa yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dengan beberapa ketentuan dalam penulisannya.
- Disusun secara runtut dan lengkap.
- Penulisan kotak pos sebaiknya tidak menggunakan P.O Box atau Post Office Box.
- Penulisan alamat e-mail sebaiknya tidak menggunakan bentuk cable address.
Contoh Kop Surat Sekolah Negeri dan Swasta
Berikut adalah contoh kop surat baik untuk sekolah negeri maupun sekolah swasta. Setiap sekolah memang tidak akan memiliki kop surat dengan komposisi atau desain yang sama persis karena bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing sekolah. Dari segi komponen bisa ditambahkan hal lain yang menurut sekolah adalah sesuatu yang perlu untuk diletakkan pada kop suratnya, misalnya nomor fax, NSS, NIS, NPSN, hingga status akreditasi sekolah dan lain sebagainya. Dari segi desain pun juga dapat diatur sesuai keinginan sekolah, misalnya dengan mengetik rata kiri atau rata tengah, menambahkan logo lain yang berhubungan dengan sekolah, hingga peletakan Nomor SK maupun NPWP seperti yang biasa tercantum di bagian paling bawah bingkai kop surat pada lembaga pendidikan berbentuk yayasan. Dari keseluruhan kop surat sekolah, yang terpenting adalah memuat unsur-unsur dasar yang harus ada pada setiap kop surat seperti yang sudah dijelaskan di atas.
Contoh kop surat sekolah negeri
Contoh kop surat sekolah swasta
Contoh Kop surat sekolah lainnya
Cara Membuat Kop Surat Sekolah yang Baik dan Benar
Untuk membuat kop surat sekolah bisa dilakukan dengan cara manual, yakni membuat desain dan mengetik langsung di Microsoft Word, serta dapat pula dilakukan dengan memanfaatkan aplikasi sekolah yang lebih praktis, mudah dan cepat.
- Membuat Kop Surat Sekolah Secara Manual Pakai Microsoft Word
Pembuatan kop surat secara manual bisa dilakukan dengan memanfaatkan Microsoft Word dengan cara membuka lembar kerja baru di Ms. Word, lalu klik menu Insert, tunggu hingga lembar kerja muncul, barulah bisa mulai membuat desain kop surat sesuai kebutuhan sekolah yang diawali dengan membuat bingkai berupa garis lurus pembatas yang tebal. Setelah itu, masukkan setiap unsur yang wajib ada pada kop surat sekolah, yakni: nama dan logo, alamat, nomor telepon, kode pos, e-mail dan juga alamat website sekolah. Jika sudah, maka jangan lupa untuk memeriksa hasil akhir kop surat yang telah dibuat. Jangan sampai ada salah ketik maupun salah informasi.
- Membuat Kop Surat Sekolah yang Praktis dan Cepat Pakai Fingerspot BTS
Membuat kop surat sekolah memang merupakan salah satu aktivitas administrasi sekolah yang cukup merepotkan. Meski bisa dilakukan secara manual melalui Microsoft Word seperti yang telah dijelaskan di atas, ada baiknya untuk memilih menggunakan cara yang lebih praktis dan cepat untuk tujuan efisiensi waktu, tenaga dan biaya. Fingerspot Back to School (BTS) merupakan aplikasi desktop yang dapat membantu sekolah untuk mempermudah manajemen data absensi sekolah untuk siswa serta sebagai media untuk menyampaikan informasi sekolah ke orangtua secara mudah, praktis dan efektif. Di Fingerspot BTS telah tersedia fitur Atur Kop Surat yang bisa dimanfaatkan untuk membantu mencetak pengumuman sekolah atau surat informasi sekolah yang resmi dengan pengaturan kop surat yang praktis, mudah dan cepat. Melalui fitur Atur Kop Surat yang ada di Fingerspot BTS ini staf administrasi sekolah dapat mencetak pengumuman sekolah yang telah disediakan kop surat sekolah dan tempat tanda tangan kepala sekolah. Sangat praktis dan efektif untuk digunakan secara berulang tanpa harus repot memikirkan desain dan tanpa perlu membuat lagi setiap kali dibutuhkan.