Karyawan mobile atau yang juga biasa disebut dengan istilah mobile working, remote working, flexible working atau digital nomade adalah pekerja yang secara sistem melakukan pekerjaannya secara mobile, dari jarak jauh, di rumah atau di mana pun tanpa harus hadir di kantor. Faktanya, semakin hari semakin banyak pekerja di dunia, tak terkecuali di Indonesia yang kian menyukai sistem kerja mobile atau jarak jauh ini karena beberapa alasan, seperti lebih hemat waktu dan tenaga, terhindar dari kemacetan jalan, terjaganya privasi dan mood kerja, waktu dan tempat kerja yang fleksibel serta merasa bisa memiliki lebih banyak waktu untuk keluarga.

Semakin tingginya minat mobile working di Indonesia juga diperkuat dengan banyaknya data riset yang telah dilakukan oleh berbagai organisasi atau lembaga, baik yang berskala internasional maupun nasional. Salah satunya adalah riset yang dilakukan oleh Microsoft Asia Pasifik.

Berdasarkan sebuah riset yang dilakukan oleh Microsoft bertajuk New World of Work terhadap kondisi bisnis yang melibatkan responden karyawan dari berbagai negara di Asia, didapati bahwa 62% karyawan di Indonesia senang bekerja secara mobile. Namun sayangnya, hanya 29% dari mobile workers di Indonesia yang merasa sudah didukung dengan fasilitas penunjang kerja mobile oleh tempat kerjanya, baik dari sisi kebijakan perusahaan maupun teknologi. Hingga kini pun, masih banyak karyawan mobile di Indonesia yang mengeluhkan keharusannya untuk tetap hadir selama beberapa saat di kantor, hanya bisa mengakses data yang berhubungan dengan pekerjaannya melalui server internal perusahaan, dan tidak mempunyai media teknologi untuk mendukung kerja jarak jauh. Padahal tantangan dunia kerja saat ini adalah penguasaan dan pemanfaatan teknologi yang bisa memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan, termasuk teknologi pendukung mobile workers untuk meningkatkan produktifitasnya.

Menurut Presiden perusahaan Microsoft Asia Pasifik, Cesar Cernuda, keberadaan teknologi memiliki peran yang sangat penting sebagai kunci utama bagi karyawan untuk bisa bekerja dari mana saja dengan produktivitas yang semakin meningkat. Agar lebih kompetitif, selain dukungan teknologi, maka perusahaan juga harus bisa memberikan yang terbaik bagi karyawan dalam hal budaya organisasi, infrastruktur, media kolaborasi, kesempatan berinovasi dan kebijakan perusahaan.

Kebijakan dan teknologi memang memegang peranan penting dalam mendukung produktivitas para pekerja mobile. Hal ini juga berlaku pada para pekerja atau karyawan yang bekerja dengan mobilitas tinggi atau pekerja lapangan yang dalam menunaikan tugas kerjanya harus berpindah-pindah dari satu lokasi ke lokasi lainnya, seperti sales kanvasing, driver, kurir, pekerja proyek konstruksi dan sebagainya. Kondisi karyawan dengan manajemen perusahaan atau HRD di tempat yang berbeda menjadi tantangan besar dalam pemantauan kedisiplinan dan produktivitas kerjanya, dimana sangat rawan terjadi ‘pencurian waktu kerja’ oleh karyawan, yakni karyawan tidak jujur terkait pelaksanaan pekerjaannya di waktu dan tempat yang seharusnya.

Contohnya saja seperti yang terjadi di Amerika, dimana banyak perusahaan yang mengalami kerugian kurang lebih sebesar 400 miliar USD di setiap tahunnya akibat ketidakjujuran lokasi dan waktu kerja yang dilakukan oleh karyawannya. Di waktu kerja justru karyawan berada di lokasi lain yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Oleh karena itu, sangat penting bagi setiap perusahaan untuk melacak lokasi karyawan, terlebih karyawan mobile dan karyawan yang memilki mobilitas tinggi untuk memastikan bahwa mereka berada di lokasi kerja yang sesuai dan pada waktu yang seharusnya untuk benar-benar melakukan pekerjaannya.

 

Manfaat Pelacakan Lokasi Karyawan

1. Manfaat bagi Perusahaan:
   • Menghindarkan perusahaan dari kerugian material dan non-material.
   • Mempermudah perhitungan gaji sesuai data kehadiran di lokasi kerja atau data kedisiplinan karyawan yang akurat.
   • Meningkatkan dukungan dan kepuasan pelanggan dengan hadirnya karyawan di lokasi dan waktu yang tepat.
      
2. Manfaat bagi Karyawan:
   • Sebagai salah satu bentuk fasilitas teknologi yang dapat mendukung pekerjaan karyawan mobile agar lebih lancar dan produktif.
   • Menumbuhkan profesionalitas kerja karena menyadari adanya pengawasan dari perusahaan.
   • Memotivasi diri untuk bekerja lebih baik karena pelacakan lokasi karyawan merupakan data valid untuk salah satu unsur penilaian prestasi kedisplinan kerja yang objektif.
      

Cara Melacak Karyawan Mobile

1. Manual
   Cara manual untuk melacak lokasi karyawan yang dahulu lazim dilakukan adalah dengan menghubungi dan bertanya pada karyawan yang bersangkutan terkait posisi atau lokasinya saat ini. namun ini adalah cara kuno yang sudah banyak ditinggalkan oleh perusahaan karena rawan data atau informasi yang tidak valid. Dengan cara ini karyawan sangat mudah untuk melakukan kebohongan karena hanya memberikan informasi tanpa adanya bukti atau data real tentang lokasi keberadaannya.
    
2. GPS
   Perusahaan yang memberlakukan sistem kerja jarak jauh atau mobile working maupun jenis usaha dengan pekerja lapangan dapat menggunakan teknologi GPS untuk pencatatan lokasi dan waktu kerja yang realtime. Dengan demikian perusahaan dapat melacak lokasi kerja karyawan secara digital yang lebih modern, akurat dan otomatis.
    

Kelemahan:

• Adanya isu kurang rasa saling percaya dan pelanggaran privasi karyawan.
  Dilansir dari laman jurnal bisnis global Forbes.com, tepatnya pada tahun 2015, di California ada banyak sekali gugatan dari pihak karyawan pada perusahaan yang melakukan pelacakan lokasi kerja dengan menggunakan GPS karena adanya rasa khawatir akan privasinya. Kasus ini muncul ditengarai adanya seorang karyawan yang berprofesi sebagai eksekutif penjualan yang mengetahui bahwa perusahaannya melacak pergerakan lokasinya terlepas dari kondisinya sedang bekerja atau tidak.
   
• Adanya kemungkinan karyawan curang yang memalsukan lokasinya menggunakan aplikasi fake GPS.
   

Solusi:

• Pengelola sistem GPS perlu mematuhi batasan batasan serta tidak menyalahgunakan wewenang yang dimilikinya. Dan saat ini pun sudah ada aplikasi lacak lokasi karyawan yang lebih profesional dan aman.
   
• Perusahaan bersikap terbuka pada karyawan baru dengan memasukkan kebijakan pemantauan lokasi karyawan yang diinformasikan dan disetujui sejak awal masa kerja.
   
• Sikap terbuka perusahaan juga harus dilakukan pada karyawan lama dengan mengadakan meeting yang membahas kebijakan baru terkait pelacakan lokasi karyawan sebelum meng-install aplikasi pelacak lokasi karyawan. sebaiknya beri mereka kesempatan untuk mengemukakan pendapat atau apapun yang menjadi kekhawatiran mereka, lalu yakinkan bahwa penggunaan teknologi tersebut bukan untuk memata-matai, melainkan untuk meningkatkan profesionalitas kerja agar antara karyawan dan perusahaan bisa saling memberikan hak dan kewajiban yang semestinya.
   
• Menggunakan aplikasi lacak lokasi karyawan otomatis yang profesional.
  Pada kenyataannya, adanya sistem yang dapat melacak lokasi karyawan tidak menjamin apakah di lokasi tersebut karyawan benar-benar melakukan pekerjaan yang menjadi kewajibannya, karena yang seringkali terjadi adalah di lokasi kerja terdapat beberapa karyawan yang terus membuang-buang waktu kerjanya dengan melakukan hal-hal yang tidak berhubungan dengan tanggung jawabnya seperti melakukan pekerjaan sampingan, berselancar di media sosial, mengobrol dengan rekan kerja lainnya, membuka Youtube dan sebagainya. Untuk itu diperlukan aplikasi yang tak hanya mampu melacak lokasi karyawan secara akurat, namun juga mendukung pelacakan waktu kerja yang efektif.
   
• Memanfaatkan aplikasi lacak lokasi karyawan yang aman dan nyaman, yaitu aplikasi yang dilengkapi dengan teknologi ­anti-fake GPS, sehingga data lokasi karyawan pasti akurat, tidak bisa dimanipulasi meski menggunakan aplikasi yang digadang bisa memalsukan lokasi GPS sekalipun. Selain itu, juga nyaman digunakan dengan tampilan menu yang user friendly sehingga semua karyawan bisa menggunakannya dengan mudah.
  
   

Lacak Lokasi Karyawan Aman dan Nyaman dengan Fingerspot.iO

Fingerspot.iO merupakan aplikasi HR dengan manfaat menyeluruh untuk pengelolaan karyawan, termasuk pemantauan atau pelacakan lokasi karyawan yang aman dan nyaman dengan keunggulan sebagai berikut:

1. Scan GPS kehadiran karyawan di lokasi kerja mana pun lebih akurat dan aman dengan teknologi anti-fake GPS dan notifikasi untuk pemantauan yang realtime.
2. Atasan, manajemen perusahaan atau HRD dapat menentukan spot lokasi kunjungan kerja karyawan sehingga bisa memudahkan pemantauan karyawan mobile dan karyawan dengan mobilitas tinggi.
3. Memungkinkan adanya konfirmasi persetujuan yang cepat bagi karyawan yang ingin scan GPS di luar radius area kerja.
4. Lokasi kunjungan kerja terpantau maksimal dengan timeline dan peta yang informatif.
5. Didukung pula dengan fitur pemantauan atau pelacakan lokasi karyawan dalam bentuk clustering maps dari aktifitas spot yang baru dibuat, spot yang terakhir dikunjungi, scan GPS berdasarkan status scan serta periode tanggal yang diatur.
6. Mencakup laporan kerja untuk memastikan karyawan benar-benar memanfaatkan waktu kerja dengan optimal setelah hadir tempat kerja.
7. Lebih efisien karena perusahaan bisa memilih plan harga sesuai layanan dan kuota yang dibutuhkan.

Memantau karyawan di mana pun tempat kerjanya adalah salah satu hak sekaligus kewajiban yang perlu dikakukan demi kemajuan bersama dan profesionalitas perusahaan maupun karyawan. Terlebih untuk pemantauan karyawan mobile working dan karyawan lapangan yang tidak bertemu secara langsung dengan HRD di satu tempat kerja yang sama. Hal ini tentu membutuhkan usaha ekstra untuk memastikan apakah karyawan benar-benar berada di lokasi kerja yang telah disepakati, seperti di tempat klien, area proyek, rumah atau berbagai coworking space lainnya. Disamping karyawan tersebut harus memiliki sifat yang jujur, mandiri, memiliki motivasi kerja dan selalu available untuk komunikasi dengan atasan, tim dan rekan kerja lainnya, harus didukung pula dengan penggunaan aplikasi Fingerspot.iO agar manajemen perusahaan atau HRD dapat lebih mudah melacak lokasi karyawan secara otomatis demi terciptanya kerjasama antara perusahaan dan karyawan yang lebih profesional, penuh kepercayaan, efektif dan efisien.