Sebagai salah satu hal yang dipertimbangkan dalam penilaian kinerja karyawan, maka kehadiran kerja harus benar-benar diperhatikan. Memang perusahaan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk tidak masuk di hari kerja jika memang bertepatan dengan hari libur nasional, mengambil jatah cuti, atau izin tidak masuk karena berbagai keperluan pribadi yang bisa dimaklumi atau ditoleransi seperti sakit, anggota keluarga meninggal dan sebagainya. Namun bukan berarti karyawan bisa terlalu leluasa dengan keseringan tidak masuk kerja, karena dampaknya cukup fatal, yakni mengganggu performa perusahaan.
Mengapa Kehadiran Karyawan Sangat Penting?
Ada beberapa perusahaan dengan jenis usaha produksi yang sangat bergantung pada kehadiran karyawan di tempat kerja. Selain itu, ada juga perusahaan yang jenis usahanya tidak terlalu membutuhkan kehadiran karyawan secara fisik di tempat kerja, karena pekerjaan tersebut bisa dilakukan kapan saja dan di mana saja. Namun, keduanya tetap membutuhkan tenaga dan fikiran dari setiap karyawannya meski dengan atau tanpa kehadiran secara fisik. Karena kehadiran karyawan dalam melakukan tugas kerjanya sangatlah penting.
Beberapa hal yang membuat kehadiran langsung maupun tidak langsung karyawan sangat penting antara lain:
- Kelancaran proses produksi
Khusunya bagi jenis usaha yang bergerak di sektor produksi seperti pabrik dan sektor konstruksi, maka membutuhkan kehadiran fisik karyawan secara langsung di tempat kerja untuk mengoperasikan alat-alat selama proses produksi atau pembangunan berlangsung. Di sini jelas bahwa ketidakhadiran karyawan akan menghambat proses produksi di pabrik atau pengerjaan proyek pembangunan di lapangan.
- Pencapaian target kerja
Pekerjaan di usaha pada sektor apapun pasti memiliki target kerja yang harus dicapai. Masing-masing karyawan memiliki peran dan tugas untuk mencapai target kerja, baik pribadi maupun tim. Jika ada karyawan yang tidak hadir, maka akan ada tugas yang tertunda. Meskipun ada karyawan lain yang bisa meng-handle sementara tugas dari karyawan yang sedang tidak hadir, namun hasilnya tidak akan maksimal karena setiap karyawan punya tugas masing-masing.
- Pelayanan pelanggan
Terutama bagi jenis usaha yang bergerak di bidang jasa atau pelayanan yang berhubungan langsung dengan pelanggan seperti salon, klinik, restoran dan sebagainya, maka ketidakhadiran karyawan bisa membuat pelanggan jadi tidak terlayani dengan baik.
- Performa perusahaan
Performa karyawan akan menurun seiring dengan seringnya absen dari pengerjaan tugas kerjanya. Hal ini akan berimbas pada tersendatnya operasional intern usaha, hingga menurunnya performa perusahaan.
Mengetahui betapa pentingnya kehadiran karyawan untuk melaksanakan tugas kerjanya, maka perusahaan harus selalu memperhatikan prosentase kehadiran kerja seluruh karyawan dan melakukan evaluasi kedisiplinan kerja secara rutin, dimana untuk kedisplinan kerja ini dapat dilihat dari beberapa hal, yakni: ketepatan waktu, dapat memanfaatkan dan menggerakkan perlengkapan dengan baik, menghasilkan pekerjaan yang memuaskan, patuh pada peraturan, dan memiliki tanggung jawab yang tinggi.
Hal-hal yang Mempengaruhi Tingkat Kehadiran Karyawan
Dalam Buku karya Hasley, 1 992;67 menyebutkan bahwa semangat kerja dapat diukur melalui absensi/presensi pegawai di tempat kerja, tanggung jawabnya terhadap pekerjaan, disiplin kerja, kerja sama dengan pimpinan atau teman sejawat dalam organisasi serta tingkat produktivitas kerjanya.
Lebih dari sekedar kehadirannya di tempat kerja, presensi merupakan kehadiran pegawai yang berkenaan dengan tugas dan kewajibannya sehingga pekerjaan tidak tertunda, produktivitas terjaga dan perusahaan dapat mencapai tujuan secara optimal.
Namun, ada kalanya karyawan tidak hadir di tempat kerja dengan berbagai penyebab, seperti:
- Kondisi Kesehatan
Tidak masuk kerja karena sakit adalah kondisi yang paling sering terjadi. Untuk itu, sangat penting bagi perusahaan agar turut berupaya menjaga kesehatan seluruh karyawannya. Misalnya dengan menjaga kebersihan tempat kerja. Sebaiknya gunakan tenaga profesional untuk membersihkan tempat kerja setiap hari dengan memberikan prosedur yang jelas agar kesehatan dan keselamatan seluruh staf terjamin. Berikan edukasi pada karyawan tentang pentingnya menjaga kebersihan di tempat kerja, misalnya dengan menegakkan protokol kesehatan seperti memakai masker, menjaga jarak dan menghindari kerumunan, mencuci tangan pakai sabun atau menggunakan hand sanitizer, serta mendukung higienitas absensi di tempat kerja dengan menggunakan mesin absensi touchless seperti Revo WDV-204BNC atau Revo WFV-208BNC yang dapat membantu mencatat scan kehadiran tanpa perlu menyentuh mesin absensi untuk scan dengan sidik jari (fingerprint), maupun membuka masker untuk scan absensi dengan identifikasi wajah, cukup menggunakan telapak tangan saja (vein scanning).
- Motivasi Kerja
Karyawan yang sudah tidak memiliki motivasi kerja bisa berdampak pada kepuasan kerja yang rendah, kinerja yang menurun, hilangnya semangat dan energi, komunikasi yang tidak lancar, pengambilan keputusan yang buruk, berkurangnya kreativitas dan inovasi, serta kecenderungan berkutat dengan tugas-tugas yang tidak produktif. Semua ini bisa membuat karyawan semakin merasa enggan hadir di tempat kerja. Oleh karenanya manajemen perusahaan harus memastikan terjaganya motivasi kerja pada setiap karyawan yang bisa diusahakan dengan beberapa cara berikut:- Memberikan Insentif
Pemberian insentif merupakan salah satu cara efektif untuk mengapresiasi kehadiran kerja karyawan. Setiap karyawan pasti senang ketika mendapatkan insentif. Manajemen perusahaan bisa mempertimbangkan untuk memberlakukan sistem insentif bulanan, yakni pemberian insentif bagi karyawan dengan tingkat kehadiran tertinggi dalam kurun waktu satu bulan. Untuk mendapatkan data kehadiran karyawan yang akurat, cepat dan mudah bisa dengan menggunakan mesin absensi biometrik maupun aplikasi absensi online Fingerspot.iO.
- Menerapkan Sistem Kerja Fleksibel
Tidak semua sektor usaha memerlukan kehadiran fisik karyawan secara langsung di tempat kerja. Ada jenis-jenis usaha dengan pekerjaan yang bisa dilakukan oleh karyawan meskipun dari jarak jauh atau yang biasa disebut dengan sistem kerja fleksibel, remote working, Work From Home (WFH) atau Hybrid yang merupakan perpaduan antara kerja di kantor dan di rumah. Dengan pemberlakuan sistem kerja fleksibel ini, tidak akan ada alasan bagi karyawan untuk tidak hadir kerja karena berbagai alasan klasik seperti kendaraan mogok, terjebak macet, bangun kesiangan dan sebagainya, semua tugas kerjanya bisa dilakukan di rumah secara profesional dengan dukungan teknologi aplikasi Fingerspot.iO melalui berbagai fitur andalannya seperti pengaturan jam dan jadwal kerja untuk membantu karyawan agar dapat bekerja secara terstruktur, absensi online dengan teknologi anti-fake GPS, notifikasi real-time, laporan kerja multi format via ponsel, serta menu Todo sebagai pengingat aktifitas kerja yang dapat membantu memastikan kinerja dan produktivitas seluruh karyawan terukur secara akurat serta pemantauan kedisiplinan karyawan yang bekerja dari mana saja secara optimal. Aplikasi absensi online Fingerspot.iO ini juga sangat ideal digunakan untuk pekerjaan lapangan seperti sales kanvasing, driver, satpam, pekerja konstruksi dan sebagainya.
- Menciptakan Lingkungan Kerja yang Baik
Lingkungan kerja yang tidak baik juga menjadi penyebab menurunnya tingkat kehadiran kerja karyawan. persaingan yang tidak sehat, rekan kerja yang toxic, perundungan di tempat kerja, hubungan yang kurang baik antara karyawan, pihak manajemen dan perusahaan bisa menyebabkan buruknya lingkungan kerja dan menurunkan motivasi kerja karyawan sehingga enggan hadir dalam kerja. Untuk mengatasinya, maka manajemen perusahaan harus mampu menciptakan lingkungan kerja yang baik dengan memberikan hak dan kesempatan yang sama bagi karyawan untuk mengembangkan diri, penilaian kerja yang objektif, dan membangun komunikasi yang baik. Semua langkah ini bisa dengan mudah dilakukan melalui fitur-fitur pendukung kelancaran komunikasi, monitoring dan peningkatan produktivitas karyawan yang ada pada Fingerspot.iO, seperti e-Learning, ujian online, broadcast pengumuman, pengajuan izin yan fleksibel, hingga transparansi penggajian dengan slip gaji online.
- Memberikan Insentif
Semakin tinggi tingkat kehadiran karyawan dalam bekerja, maka semakin tinggi pula produktivitasnya yang berdampak pada kelancaran suatu usaha. Dengan memahami pentingnya kehadiran kerja karyawan dalam menunaikan setiap tugas kerjanya, mengetahui hal-hal yang berpotensi menurunkan tingkat kehadiran karyawan beserta solusinya, maka kedisiplinan dan kehadiran kerja karyawan bisa tetap terjaga, sehingga performa perusahaan bisa semakin meningkat.