Perusahaan mana yang ingin merugi? Tentu tidak ada. Setiap perusahaan pasti mendambakan keuntungan, bahkan meraup profit lebih. Pada kenyataannya, profit perusahaan tak hanya diukur dari besarnya omzet yang didapat dari penjualan barang atau jasa saja. Ada komponen lain yang turut memiliki andil besar dalam mempengaruhi perolehan profit perusahaan, yakni employee engagement atau engagement karyawan atau yang secara harfiah diartikan sebagai keterlibatan karyawan. Karyawan dengan engagement yang tinggi cenderung memiliki kinerja yang dahsyat, sehingga keseluruhan profit perusahaan bisa meningkat secara signifikan.

 

Apa Itu Engagement Karyawan?

Ada banyak definisi engagement karyawan yang dikemukakan oleh para pakar, seperti Gibbons, Benthal, Chartered Institute of Personnel Development dan Kevin Kruse, yang jika dirangkum maka inti dari pengertian engagement karyawan adalah keadaan internal organisasi dimana karyawan memiliki hubungan emosional terhadap organisasi tempatnya bekerja, termasuk di dalamnya pandangannya terhadap pekerjaannya, tanggung jawabnya, hubungannya dengan atasan, bawahan dan rekan koleganya.

Selain itu, konsep engagement karyawan juga dipopulerkan oleh Gallup, sebuah perusahaan konsultan manajemen Amerika, lewat riset yang dilakukannya pada tahun 2004 yang menjelaskan bahwa engagement karyawan adalah upaya yang dilakukan oleh perusahaan untuk memahami hubungan antara organisasi dengan karyawannya, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.

 

Manfaat Engagement Karyawan

Memiliki karyawan dengan tingkat engagement yang tinggi bisa sangat menguntungkan perusahaan, karena karyawan yang engaged cenderung memiliki produktivitas yang tinggi, dapat bekerja sama dalam tim dengan baik, mampu melayani pelanggan dengan maksimal, serta loyal pada perusahaan dan tidak memiliki keinginan untuk resign. Bayangkan saja jika sebuah perusahaan memiliki banyak karyawan dengan tingkat engaged yang tinggi, pasti perusahaan akan semakin maju dan lebih mudah dalam menggapai profit yang diharapkan.

Secara garis besar, berikut manfaat engagement karyawan bagi perusahaan:

1. Meningkatnya Keseluruhan Produktivitas
   Karyawan yang engaged atau memiliki tingkat keterlibatan yang tinggi akan mampu memahami tujuan perusahaan dan memunculkan inisiatif dalam bekerja secara efektif. hal positif ini pun akan mempengaruhi karyawan lain dalam satu tim sehingga tak hanya produktivitas individu yang meningkat, melainkan produkivitas tim dan perusahaan bisa semakin meningkat.
    
2. Naiknya Tingkat Kepuasan Pelanggan
   Selain memiliki inisiatif dalam bekerja secara efektif, karyawan dengan keterlibatan tinggi juga mampu berkomitmen terhadap setiap pekerjaannya, termasuk dalam melayani pelanggan. Baginya, melihat kebutuhan dan menentukan yang terbaik bagi pelanggan adalah hal yang sangat penting, sehingga karyawan yang engaged suka mencari dan memperbarui informasi dan memunculkan ide-ide segar agar produk barang atau jasa yang dimiliki perusahaan bisa selalu memuaskan pelanggan.
    
3. Menurunnya Turnover
   Ketika karyawan sudah memiliki keterlibatan yang tinggi pada perusahaan maka akan terbentuk komitmen emosional pada lingkungan perusahaan dan pekerjaannya, sehingga akan menumbuhkan loyalitas yang kuat. Dengan demikian, karyawan tidak akan mudah resign dan manajemen perusahaan juga tidak perlu terbebani dengan aktivitas rekrutmen yang banyak memakan waktu dan biaya akibat tingkat turnover yang tinggi.
    
4. Meningkatnya Profit Perusahaan
   Perpaduan antara produktivitas individu dan tim yang meningkat, kepuasan pelanggan yang tinggi, disertai karyawan berkualitas yang loyal, pada akhirnya akan menghasilkan keseluruhan profit perusahaan yang luar biasa. Dalam riset Gallup juga didapati bahwa perusahaan yang memiliki tingkat engagement karyawan yang tinggi menunjukkan profit yang lebih besar daripada perusahaan dengan engagement karyawan yang lebih rendah.
    

Kesalahan Umum Perusahaan dalam Menerapkan Engagement Karyawan

Adanya manfaat yang luar biasa dari engagement karyawan ini membuat banyak perusahaan melakukan berbagai upaya untuk menciptakannya. Namun sayangnya, berdasarkan riset Gallup yang dilakukan pada 190 negara termasuk Indonesia, didapati bahwa tingkat engagement karyawan di perusahaan hanya sekitar 13% saja.

Bahkan banyak perusahaan yang tidak efektif dalam menerapkan engagement karyawan lewat cara-cara yang kurang tepat. Salah satu kesalahan yang umum dalam penerapan engagement karyawan ini adalah adanya anggapan bahwa happy employee atau karyawan yang bahagia sama dengan engaged employee, sehingga perusahaan cenderung melakukan pendekatan yang lebih mengarah pada tujuan kebahagiaan karyawan, dengan harapan jika karyawan bahagia maka karyawan akan lebih terlibat dengan perusahaan. Namun kenyataannya tidaklah demikian. Hal serupa juga pernah dikemukakan oleh Kevin Kruse, seorang pengamat dan penulis buku Employee Engagement 2.0 dalam Forbes, bahwa engagement karyawan tidak sama dengan employee happiness, buktinya ada banyak orang yang bekerja dengan bahagia namun tidak terlibat pada visi misi perusahaan dan tugas kerjanya. Pemenuhan kebutuhan material memang penting, namun kebutuhan psikologis lah yang mampu meciptakan sikap engage karyawan daripada memfokuskan pada kebutuhan material saja. Karena engagement karyawan lebih mengarah pada loyalitas, rasa bangga dan rasa ikut memiliki perusahaan tempatnya bekerja dan berkarya.

Lantas, bagaimana cara yang tepat untuk menciptakan engagement karyawan?

 

Cara Efektif Menciptakan Engagement Karyawan

Berikut ini adalah cara efektif untuk menciptakan engagement karyawan yang bisa dilakukan oleh manajemen perusahaan:

1. Membiasakan komunikasi dua arah antara perusahaan dan karyawan. Misalnya, manajemen perusahaan rutin melakukan pendekatan suportif pada karyawan lewat masing-masing team leader dengan menanyakan tentang apa saja yang menghambat kerja tim dan apa saja yang dibutuhkan karyawan untuk memperlancar kerjanya. Kemudian memberikan umpan balik untuk mendukung kinerja seluruh karyawan pada setiap tim.
    
2. Menciptakan lingkungan perusahaan yang demokratis, transparan, jujur dan terbuka pada setiap karyawannya, sehingga dapat menumbuhkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan. Misalnya dengan menyampaikan informasi yang benar pada karyawan terkait kondisi perusahaan dan kebijakan yang berlaku, atau memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mengecek data kehadirannya, serta mendapatkan slip gaji sebagai salah satu bentuk transparansi perusahaan terhadap hak karyawan. Perusahaan dapat mendukung upaya ini agar lebih mudah terlaksana dengan menggunakan aplikasi Fingerspot.iO bersistem ESS (Employee Self Service) yang dapat memudahkan karyawan dalam mengecek data kehadirannya sendiri, mengajukan izin & cuti, serta mengecek slip gajinya melalui App FiO di ponselnya.
    
3. Memahami perbedaan generasi karyawan dan memperlakukan dengan tepat. Perbedaan generasi di dalam perusahaan merupakan tantangan besar untuk melaksanakan setiap upaya menciptakan engagement karyawan, karena masing-masing generasi karyawan punya karakteristik tersendiri yang harus didekati dengan cara yang sesuai dengan masing-masing kepribadiannya. Misalnya karyawan generasi Baby Boomer (kelahiran 1946-1964) yang memiliki kemampuan adaptif, mudah menerima dan menyesuaikan diri dengan perubahan, berpengalaman, mampu bekerja dengan baik dalam tim, menghargai rapat, cakap dalam menjelaskan arah, pekerja keras dan suka menuntaskan pekerjaan tepat waktu, serta memiliki kecenderungan memprioritaskan pekerjaan di atas segalanya; Gen X (kelahiran 1965-1980) yang memiliki kecenderungan sikap yang negatif dan kurang memiliki rasa hormat, namun memiliki sisi pribadi yang tangguh, mudah beradaptasi dan mandiri, serta dapat diandalkan meski bekerja sendiri; Gen Y (kelahiran 1981-1994) yang memiliki keberanian dan menikmati tantangan, cerdas dan pandai dalam menentukan arah, bekerja secara struktur, menghargai pencapaian, serta memiliki kecenderungan ingin mencapai tujuan pribadi; Gen Z (kelahiran 1995 – 2010) yang memiliki kemampuan multitasking dan kolaboratif yang tinggi, sangat akrab dengan teknologi informasi sehingga memiliki kecerdasan teknologi yang luar biasa, selalu antusias untuk belajar dan bertumbuh, mengharapkan umpan balik, menjalani kehidupan yang serba cepat, lebih memilih belajar sendiri daripada diberitahu apa yang harus dilakukan, namun masih membutuhkan tujuan.  (BACA JUGA: MONITORING KERJA KARYAWAN LINTAS GENERASI LEBIH MUDAH DENGAN TEKNOLOGI INI).
    

Cara Mengukur Engagement Karyawan

Setelah melakukan cara efektif untuk menciptakan engagement karyawan seperti yang telah dijelaskan di atas, maka langkah berikutnya adalah melakukan pengukuran untuk mengetahui tingkat engagement karyawan, serta memberikan perlakuan yang tepat bagi setiap karyawan sesuai masing-masing tingkatan engagement-nya. Pengukuran ini bisa dilakukan dengan berbagai cara, seperti metode survey engagement karyawan yang terkenal dengan nama The Gallup Q12 Index, sebagai berikut :

Survei Engagement Karyawan (The Gallup Q12 Index)

Caranya, berikan kuesioner yang memuat 12 pertanyaan berikut, untuk dijawab oleh setiap karyawan dengan memberikan skala 1 (sangat tidak setuju) sampai skala 5 (sangat setuju):

1. Apa Anda mengetahui apa yang perusahaan harapkan dari Anda?
2. Apakah Anda memiliki semua material dan peralatan untuk Anda bekerja secara maksimal?
3. Apa Anda memiliki kesempatan untuk melakukan yang terbaik dalam pekerjaan Anda setiap harinya?
4. Dalam rentang waktu 7 hari terakhir, apakah Anda telah menerima pujian dan atau penghargaan dari rekan kerja Anda?
5. Apa atasan dan rekan kerja Anda peduli kepada Anda secara personal?
6. Apakah ada sosok di lingkungan kerja yang mendukung perkembangan diri Anda?
7. Apa dalam pekerjaan, opini Anda diperhitungkan?
8. Apakah visi atau misi perusahaan Anda membuat Anda merasa pekerjaan Anda penting?
9. Apakah rekan sesama karyawan berkomitmen untuk menghasilkan kerja yang berkualitas?
10. Apa Anda memiliki sahabat baik dalam lingkungan kerja?
11. Dalam 6 bulan terakhir, apakah ada seorang yang menyampaikan kemajuan Anda dalam pekerjaan?
12. Dalam 1 tahun terakhir, apakah Anda merasa memiliki kesempatan untuk belajar dan bertumbuh?

dari total 12 pertanyaan di atas, 6 pertanyaan di awal adalah tentang kebutuhan dasar serta dukungan dari manajemen yang dibutuhkan karyawan yang berdampak pada kepuasan, performa dan retensi. Sedangkan 6 pertanyaan berikutnya meliputi kerja tim dari sudut pandang karyawan  dan pertumbuhan karyawan dalam perusahaan.

Setelah dijawab oleh karyawan, hitunglah dengan cara: angka skala yang dipilih karyawan pada pertanyaan nomor 1 dan 2, 11 dan 12 dikali 2, lalu dijumlahkan dengan angka skala yang dipilih karyawan pada pertanyaan lainnya.

Angka dari hasil perhitungan tersebut bisa dicocokkan dengan identifikasi tingkatan engagement berikut:

Score 65 – 80 = Karyawan Sangat Engaged

Karyawan sangat engaged telah memenuhi segala kebutuhan dasar dan menyadari peran pentingnya dalam perusahaan, sehingga mereka sangat mencintai pekerjaannya dan mampu menginspirasi rekan kerja lainnya. Ada baiknya bagi perusahaan untuk menjanjikan posisi yang dapat mendukung keterlibatannya pada perusahaan.
 

Score 33 – 64 = Karyawan Engaged

Karyawan engaged merasa keberadaanya dalam perusahaan sangat penting, sehingga dapat mengetahui tanggung jawabnya, cara mengoptimalkan kemampuannya untuk perusahaan, mengerti dan sejalan dengan perusahaan, selalu berusaha melakukan yang terbaik untuk diri sendiri dan tim. Sebaiknya perusahaan terus mendorong dan memberikan fasilitas berupa pelatihan dan pengembangan yang baik.
 

Score 16 – 32 = Karyawan Tidak Engaged

Karyawan tidak engaged aktif bersosialisasi dan melakukan pekerjaan yang diperintahkan tanpa memiliki inisiatif lebih, tidak memiliki motivasi dan belum memahami arti menjadi bagian dari perusahaan. Sebaiknya perusahaan memberikan rasa aman pada karyawan ini dengan menjanjikan pekerjaan jangka panjang.

 

Absensi dan Turnover Karyawan

Selain metode survei engagement karyawan yang terkenal dengan nama The Gallup Q12 Index, pengukuran untuk mengetahui tingkat engagement karyawan juga bisa dilakukan dengan cara melihat prosentase absensi dan turnover karyawan. Sebaiknya targetkan rasio turnover tahunan di bawah atau maksimal 10%. Sedangkan untuk melihat prosentase absensi harus didasari dengan melihat data absensi yang akurat. Aplikasi absensi Fingerspot.iO bisa membantu untuk mendapatkan data absensi yang akurat, mudah dan cepat.

 

Tantangan Menciptakan Engagement Karyawan di Masa Pandemi

Kondisi pandemi yang mengharuskan beberapa jenis pekerjaan dilakukan dari jarak jauh atau Work from Home (WFH) menjadi tantangan bagi perusahaan masa kini untuk dapat menciptakan engagement karyawan. Seluruh cara untuk menciptakan engagement karyawan bisa dengan mudah dilakukan dalam kondisi karyawan bekerja dari kantor atau yang secara fisik berada di tenpat kerja. Namun pada umumnya hal ini akan sulit dilakukan ketika antara pihak manajemen perusahaan dan karyawan terkendala oleh waktu dan jarak. Solusinya adalah dengan menggunakan aplikasi yang dapat mengelola karyawan secara menyeluruh seperti Fingerspot.iO yang dilengkapi fitur-fitur pendukung terciptanya engagement karyawan tanpa batasan waktu dan tempat. Dengan Fingerspot.iO semua langkah dalam cara efektif untuk menciptakan engagement karyawan seperti yang telah dijelaskan di atas bisa dilakukan secara online, kapan saja dan di mana saja.