- Pasti sudah sering mendengar dan mengenal e-mail, e-wallet, e-ktp, e-pajak hingga e-commerce dan sebagainya kan? Memang saat ini kita sedang berada di era dimana segalanya hadir dalam bentuk elektronik dengan berbagai keunggulannya. Tapi, sudah tahu e-absensi belum?
E-absensi merupakan sistem pencatatan kehadiran karyawan menggunakan perangkat elektronik yang kini banyak dipilih oleh perusahaan untuk mendukung kedisiplinan karyawannya.
Sebelum mengenal e-absensi, umumnya perusahaan menggunakan absensi manual, yakni sistem pencatatan kehadiran karyawan dengan menggunakan penulisan tangan di atas media kertas ataupun mesin check-clock yang juga membutukan banyak media kertas dan tinta. Hingga saat ini, ternyata masih ada loh perusahaan yang belum bisa ‘move on’ dari sistem absensi manual di saat banyak perusahaan lain yang kini makin enjoy pakai e-absensi.
Mengapa sistem absensi manual masih ada yang menggunakan, dan mengapa e-absensi semakin banyak penggunanya?
Jawabannya, ada pada kelebihan dan kekurangan yang dimiliki oleh masing-masing sistem absensi tersebut.
Kelebihan Absensi Manual
Masih adanya sebagian kecil perusahaan yang menggunakan sistem absensi manual ternyata dipengaruhi adanya beberapa kelebihan berikut:
- Tidak Membutuhkan Pengetahuan Teknologi
Sistem absensi manual sangat mudah dilakukan oleh siapapun karena hanya perlu melakukan pencatatan waktu kehadiran kerja dengan cara menulisnya di atas kertas, baik dengan tulisan tangan atau mesin check clock. Aktivitas ini biasanya masih dilakukan oleh admin yang sudah tua. Faktor usia menjadi alasan enggan untuk mempelajari teknologi sistem absensi yang lebih modern.
- Sudah Biasa Digunakan
Sebuah kebiasaan bagi sebagian orang sulit untuk ditinggalkan. Hal ini terjadi pula pada penggunaan sistem absensi manual yang sudah biasa dilakukan, sehingga tetap diberlakukan dari generasi ke generasi.
- Tidak Perlu Listrik dan Internet
Pada sistem absensi manual, semua aktivitas mulai dari pencatatan kehadiran kerja, pengecekan dan penghitungannya dilakukan secara benar-benar manual, tanpa memerlukan listrik dan internet. Hal ini masih menjadi pertimbangan tersendiri bagi perusahaan yang belum terbiasa menggunakan internet untuk pekerjaan sehari-hari serta ingin menekan biaya listrik.
Kekurangan Absensi Manual
Meski masih ada beberapa perusahaan yang masih menggunakan sistem absensi manual, namun kenyataannya sistem absensi manual ini semakin ditinggalkan karena adanya kekurangan yang menyertainya, seperti:
- Data Absensi Kurang Akurat
Kemudahan dalam aktivitas pencatatan dan akses data absensi membuat data absensi menjadi kurang akurat karena rawan kecurangan. Ketidakjujuran karyawan dalam mencatatkan waktu absensi, mengubah data absensi, hingga titip absen sangat sering terjadi.
- Proses Lama dan Ribet
Karena dilakukan secara manual, maka sudah tentu akan memakan banyak waktu, tenaga dan fikiran. Apalagi mendekati waktu gajian, pengecekan dan penghitungan data absensi yang dilakukan secara manual sering membuat HRD kewalahan. Setelah gajian pun masih harus bersiap dengan gelombang protes dari karyawan yang merasa gajinya tidak sesuai dengan kehadiran kerjanya karena adanya kesalahan penghitungan data absensi.
- Tidak Murah
Anggapan sebagian orang bahwa sistem absensi manual itu murah adalah salah besar. Karena tak terhitung banyaknya biaya yang harus dikeluarkan untuk media kertas dan tinta yang digunakan. Selain lebih mahal, pemborosan kertas dan tinta ini juga dianggap sebagai salah satu penyebab pencemaran lingkungan.
- Mengurangi Kredibilitas Perusahaan
Kredibilitas perusahaan di mata karyawan sangatlah penting karena dapat mempengaruhi produktivitas dan loyalitas karyawan pada perusahaan. Kredibilitas perusahaan di mata karyawan bisa jatuh apabila sering terjadi kesalahan penghitungan kehadiran dan gaji.
Kelebihan E-Absensi
Menjadi sistem absensi yang makin banyak digunakan oleh perusahaan masa kini, berikut beberapa kelebihan e-absensi yang menjadi pertimbangan banyak perusahaan:
- Hemat dan Ramah Lingkungan
Pada aplikasi e-absensi hanya perlu di-install pada PC atau laptop manajemen perusahaan dan ponsel setiap karyawan, sehingga penggunaanya lebih hemat dan ramah lingkungan karena paperless dan zero waste.
- Harga Murah
Aplikasi e-absensi profesional seperti Fingerspot.iO, bisa dimanfaatkan oleh semua jenis dan skala usaha dengan harga yang murah karena perusahaan dapat memilih paket plan yang disesuaikan dengan budget dan kebutuhannya.
- Efektif Mengatasi Masalah Indisipliner Karyawan
Masalah indisipliner karyawan yang sering terjadi seperti titip absen bisa lebih ditekan berkat sistem e-absensi yang serba digital. Jika dibutuhkan karena kondisi tertentu yang bisa dibenarkan, maka titip absen hanya mungkin dilakukan melalui pemberian hak akses dengan pengaturan oleh manajemen perusahaan saja.
- Mudah Olah Data Laporan
Sistem e-absensi dapat diintegrasikan dengan software atau aplikasi penunjang olah laporan absensi dan penghitungan gaji karyawan yang lebih cepat, valid, detil dan praktis.
- Aman dan Akurat
Dibekali metode absensi foto selfie dan GPS location yang anti-fake sehingga keakuratan data absensi lebih terjamin. Seluruh data pasti aman, tidak perlu khawatir kehilangan data absensi dan data karyawan karena semua data otomatis tersimpan secara realtime dengan baik di dalam sistem berbasis cloud sehingga bisa diakses dengan mudah dan aman.
- Higienis
Karyawan tidak perlu menyentuh kertas atau bolpoin yang digunakan banyak orang yang berisiko penularan virus dan kuman, cukup menggunakan ponsel masing-masing karyawan dengan cara foto selfie dan GPS location yang anti-fake, atau dengan cara scan sidik jari di App FiO pada ponsel pribadi karyawan.
- Praktis
Aplikasi e-absensi sangat praktis karena memiliki fleksibilitas akses di PC, laptop atau ponsel yang dikehendaki sehingga lebih mudah digunakan kapan saja dan di mana saja serta dalam kondisi apapun.
- Efisien
Selain harganya yang murah berkat adanya paket yang disesuaikan dengn budget dan kebutuhan perusahaan, aplikasi e-absensi juga dapat dimanfaatkan oleh semua perusahaan, berapapun jumlah karyawannya.
- Fitur Lengkap untuk Semua Kebutuhan Perusahaan
Lebih dari sekedar untuk mencatat data absensi, e-absensi dilengkapi dengan fitur-fitur melimpah untuk membantu memaksimalkan pengelolaan SDM diperusahaan, yakni pemantauan kedisiplinan karyawan, meningkatkan produktivitas seluruh karyawan, serta mempermudah pekerjaan HRD, seperti yang ada pada e-absensi Fingerspot.iO yaitu:- ??Monitoring atau pantau lokasi kerja karyawan
- Penghitungan serta transaksi penggajian
- Terima slip gaji elektronik
- Penghitungan BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan
- Laporan kerja
- Notifikasi yang realtime
- Timeline dan peta kunjungan kerja karyawan
- Menentukan spot lokasi kerja karyawan
- Pegajuan izin via ponsel melalui App FiO dengan 5 tingkatan persetujuan izin
- Atur jam dan jadwal kerja
- Konfirmasi persetujuan izin dan persetujuan scan GPS via ponsel pada App FiO
- Menu Todo sebagai pengingat aktifitas kerja
- Kupon makan elektronik (e-meal coupon)
- E-learning dan ujian online
- Akses ruangan pakai ponsel
- Broadcast pengumuman untuk semua karyawan atau karyawan tertentu
- Fitur panic button, deteksi masker, info suhu tubuh dan masih banyak lagi
- Ideal untuk Semua Sistem Kerja
Perusahaan juga akan merasakan manfaat yang optimal saat menggabungkan penggunaan mesin absensi sidik jari Fingerspot dengan aplikasi e-absensi Fingerspot.iO untuk sistem kerja di kantor atau Work From Office (WFO), kerja dari rumah atau Work From Home (WFH), maupun Hybrid atau kombinasi keduanya, bahkan untuk pekerja lapangan sekalipun, karena Fingerspot.iO dapat dikombinasikan dengan berbagai mesin absensi Fingerspot dengan kelebihan:- ??Pantau admin mesin di semua mesin absensi secara terpusat pada web Fingerspot.iO
- Mudah dalam mengontrol mesin absensi di seluruh lokasi
- Mengurangi kesalahan data dengan fitur migrasi mesin
- Notifikasi pembaruan data karyawan di mesin absensi secara langsung pada web Fingerspot.iO
- Mencegah kecurangan data di mesin absensi.
- Menambah Kredibilitas Perusahaan
Penggunaan e-absensi yang lebih modern akan menambah kredibilitas perusahaan di mata karyawan karena terlihat lebih bergengsi. Apalagi ditambah dengan kemudahan dan kenyamanan karyawan dalam melakukan absensi, akses data absensinya, serta berbagai kemudahan lain yang menyangkut hak dan kewajibannya seperti mendapatkan slip gaji elektronik, pengajuan izin atau lembur yang fleksibel, mendapatkan kejelasan jadwal dan jam kerja, serta berbagai kenyamanan lainnya yang membuat karyawan lebih leluasa dalam bekerja kapan saja, di mana saja apapun situasi dan kondisinya, bahkan mudah dalam meningkatkan kualitas dan produktifitasnya.
Kekurangan E-Absensi
Dengan kelebihannya yang begitu melimpah, ternyata masih ada sebagian kecil perusahaan yang belum beralih menggunakan e-absensi. Hal ini pada umumnya dikarenakan adanya kekurangan e-absensi, antara lain:
- Butuh Pengetahuan Teknologi
Aplikasi e-absensi yang berbasis teknologi digital cenderung mudah diserap oleh karyawan yang telah terbiasa memanfaatkan berbagai hasil kemajuan teknologi dalam kehidupan sehari-hari. Namun akan cukup sulit dilakukan oleh karyawan yang kurang bersahabat dengan teknologi. Oleh karenanya, salah satu kekurangan umum penggunaan aplikasi e-absensi adalah kebutuhan akan pengetahuan dan edukasi pada karyawan yang kurang familiar dengan kemajuan teknologi ini. Namun, ini bukanlah masalah jika menggunakan Fingerspot.iO karena didukung tim profesional yang mampu membantu seluruh pengguna agar dapat meggunakan aplikasi secara mudah dan maksimal.
- Memerlukan Listrik dan Internet
Dalam penggunaannya, e-absensi yang menggunakan media gadget seperti komputer atau laptop dan ponsel memerlukan adanya daya listrik dan internet.
- Perlu Informasi dan Edukasi
Belum memperoleh informasi yang lengkap dan tepat tentang sistem e-absensi juga membuat sebagian kecil perusahaan belum memanfaatkannya. Kebutuhan akan informasi ini bisa dengan mudah didapat di laman artikel fingerspot.com, sedangkan untuk mengetahui lebih lengkap tentang e-absensi bisa dengan cara menghubungi tim CSO Fingerspot.iO via online chat atau minta jadwalkan demo.
Sebelum menjatuhkan pilihan pada sistem absensi mana yang akan digunakan, sebaiknya perhatikan betul masing-masing kelebihan dan kekurangannya. Nah, jika diperhatikan dengan seksama maka jelas dapat diketahui bahwa e-absensi jauh lebih unggul dibanding sistem absensi manual, dan telah banyak perusahaan yang sepakat dengan hal ini. Segudang kelebihan yang dimiliki e-absensi justru dapat memberikan keuntungan jangka panjang bagi karyawan dan perusahaan. Meski demikian, banyaknya produk dan layanan e-absensi yang ada saat ini mengharuskan ketelitian untuk memilihnya. Pilih e-absensi Fingerspot.iO yang sudah terbukti dan teruji dalam memenuhi kebutuhan sistem absensi dan pengelolaan kepegawaian secara menyeluruh.