Mesin absensi fingerprint atau sidik jari merupakan hasil dari perkembangan sistem absensi dengan penerapan teknologi biometrika menggunakan sidik jari yang hingga kini lazim digunakan oleh berbagai perusahaan. Penggunaan mesin absensi fingerprint atau absensi sidik jari ini menjadi sistem absensi yang banyak digunakan karena memiliki banyak keunggulan.
Namun seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan dunia usaha yang dinamis, maka hadirlah sistem absensi yang lebih modern, yakni menggunakan aplikasi absensi online. Aplikasi absensi online dengan memanfaatkan media PC dan ponsel ini juga makin naik popularitasnya dan kian banyak digunakan oleh berbagai perusahaan.
Adanya 2 sistem absensi yang sama-sama menjadi andalan dunia kerja saat ini tak urung menimbulkan kebingungan bagi sebagian manajemen perusahaan terkait mana yang lebih baik untuk digunakan di perusahaannya.
Jangan khawatir.. segala kebingungan ini terjawab di artikel kita kali ini yang akan mengulas tuntas segala batasan beserta keunggulan dari masing-masing sistem absensi tersebut, sehingga bisa lebih mantap menentukan mau pakai mesin absensi fingerprint atau aplikasi absensi online.
Keunggulan Mesin Absensi Fingerprint atau Sidik Jari
Tidak dapat dipungkiri bahwa hadirnya mesin absensi fingerprint atau sidik jari menjadi sebuah gebrakan dalam dunia usaha karena mampu memberikan solusi pencatatan dan pengolahan data kehadiran karyawan dengan lebih mudah, akurat dan efisien.
Berikut beberapa keunggulannya:
- Mudah digunakan.
Dalam menggunakannya tidak perlu diawali dengan edukasi khusus pada karyawan, karena karyawan cukup melakukan scan atau pemindaian fingerprint dengan cara menempelkan sidik jarinya (sidik jari sesuai yang telah didaftarkan di mesin absensi) pada permukaan sensor yang ada pada mesin absensi.
- Hemat dan ramah lingkungan.
Mencetak kartu kehadiran yang membutuhkan dan menghabiskan banyak kertas tidaklah dibutuhkan. Cukup lakukan registrasi data karyawan beserta sidik jarinya pada mesin absensi, sehingga lebih hemat tanpa turut berkontribusi mengotori lingkungan dengan sampah kertas.
- Harga mesin ekonomis.
Harga mesin absensi fingeprint atau sidik jari cukup bervariasi, tergantung pada banyaknya fitur dan kelengkapan lain yang mendukungnya. Akan tetapi, pada umumnya mesin absensi fingeprint atau sidik jari dibanderol dengan harga yang ekonomis, sehingga cocok untuk bisnis di berbagai skala, serta terjangkau bagi bisnis rintisan sekalipun.
- Meminimalisir indisipliner karyawan.
Sistem identifikasi biometrik dengan fingerprint atau sidik jari yang memiliki keunikan tersendiri membuat data kehadiran karyawan jadi lebih akurat. Bahkan salah satu tindakan indisipliner karyawan yang paling populer yaitu titip absen tidak lagi memungkinkan untuk dilakukan.
- Lebih mudah olah data laporan.
Data kehadiran karyawan yang tersimpan pada mesin absensi fingerprint atau sidik jari selanjutnya dapat diolah dengan aplikasi penggajian atau aplikasi HR sehingga dapat mempermudah HRD dalam mengolah data laporan yang lebih akurat dan detail.
- Keamanan lebih terjamin.
Mesin absensi fingerprint atau sidik jari mempunyai tingkat keamanan yang tinggi dan lebih terjamin karena memungkinkan untuk dilakukan pengaturan hak akses menu pada mesin sehingga hanya admin yang bertanggung jawablah yang dapat mengakses menu di dalam mesin absensi. Bahkan, Jika menarik data absensi dengan memakai flashdisk maka akan terenkripsi secara otomatis menjadi kode-kode rumit yang dapat dibuka hanya jika memakai aplikasi HR, dengan demikian dapat membantu mencegah terjadinya tindakan pemalsuan data absensi karyawan.
- Akurasi data absensi lebih tinggi.
Mesin absensi dengan sistem identifikasi biometrik fingerprint atau sidik jari mampu menghasilkan data kehadiran karyawan yang lebih akurat, karena tidak ada seorang pun yang mempunyai pola sidik jari yang 100% sama persis. Sehingga, scan kehadiran kerja hanya dapat dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan.
- Contactless.
Mesin absensi fingerprint generasi terbaru kini telah dilengkapi dengan tambahan sistem identifikasi face recognition atau deteksi wajah dan Vein Scanning atau telapak tangan. Dengan begitu, karyawan tidak perlu menyentuh mesin absensi untuk melakukan absensi sehingga lebih higienis.
Batasan Mesin Absensi Fingerprint atau Sidik Jari
- Butuh Kehadiran Fisik Karyawan
Scan kehadiran dengan mesin absensi sidik jari hanya bisa dilakukan dengan cara karyawan memindai sidik jarinya pada sensor mesin absensi, sehingga karyawan harus hadir secara fisik di tempat mesin absensi berada agar data kehadiran kerjanya bisa tercatat. Tentu ini akan menjadi kurang efektif bagi pekerja lapangan atau karyawan yang berpindah-pindah lokasi kerja seperti sales canvasing, security, teknisi, sopir dan sebagainya. Tidak mungkin kan kalau mereka harus bolak-balik kantor hanya untuk scan absensi, selain membuang waktu kerja pastinya juga tenaga. Pastinya juga tidak memungkinkan untuk pemantauan kedisiplinan kerja karyawan yang bekerja dengan sistem fleksibel atau WFH.
- Kemungkinan Terjadinya Antrian Absensi
Meski pemindaian sidik jari di mesin absensi tidak memerlukan waktu yang lama, namun akan menjadi cukup merepotkan manakala di waktu yang sama terdapat beberapa karyawan yang ingin melakukan scan absensi masuk atau pulang kerja. Sehingga antrian panjang absensi pun tak terhindarkan.
- Butuh Waktu Tambahan saat Scan Absensi di Kondisi Tertentu
Dalam kondisi tertentu, kemungkinan scan absensi karyawan sulit diidentifikasi bisa saja terjadi. Biasanya dikarenakan sidik jari karyawan yang terluka, atau jika menggunakan deteksi wajah bisa dikarenakan pencahayaan area sekitar yang kurang bagus, karyawan menggunakan aksesoris yang tidak sama dengan template wajah yang telah didaftarkan, dan sebagainya.
- Risiko Hilang/dicuri
Kemungkinan mesin absensi sidik jari hilang karena dicuri atau rusak karena adanya bencana alam bisa saja terjadi. Kondisi ini bisa menyebabkan kesulitan tersendiri apabila hanya mengandalkan data yang tersimpan di dalam mesin absensi, karena jika mesin absensi hilang, begitu juga dengan data-data yang ada di dalamnya.
- Admin Mesin Absensi yang Kurang Terpercaya
Seorang admin mesin absensi tentulah memiliki akses penuh atas seluruh menu yang ada di dalam mesin absensi, sehingga dikhawatirkan adanya admin ‘nakal’ yang bekerjasama dengan karyawan untuk memalsukan data absensi.
Keunggulan Aplikasi Absensi Online
Kehadiran aplikasi absensi online bisa dikatakan sebagai penyempurna mesin absensi fingerprint, sehingga aplikasi absensi online juga memiliki keunggulan yang dimiliki oleh mesin absensi sidik jari seperti:
- Hemat dan ramah lingkungan
Aplikasi absensi online cukup di-install pada PC manajemen perusahaan dan ponsel masing-masing karyawan. Tidak membutuhkan instalasi di tempat kerja ataupun perawatan mesin. Pastinya juga paperless dan zero waste sehingga lebih hemat dan ramah lingkungan.
- Harga terjangkau
Pada aplikasi absensi online profesional seperti Fingerspot.iO, perusahaan dapat memilih paket plan yang disesuaikan dengan budget dan kebutuhannya. Pasti terjangkau untuk segala jenis dan skala bisnis.
- Efektif untuk meminimalisir kasus indisipliner karyawan
Kemungkinan tindakan indisipliner karyawan bisa lebih ditekan berkat sistem absensi yang serba digital. Beberapa keleluasaan seperti titip absen hanya bisa dilakukan dengan pemberian hak akses yang bisa diatur oleh manajemen perusahaan.
- Mudah dalam pengolahan data laporan
Terintegrasi dengan software atau aplikasi yang dapat menunujang kepentingan pengolahan laporan absensi dan penghitungan gaji karyawan secara cepat, valid dan praktis.
- Keamanan dan akurasi yang tinggi
Dengan sistem absensi foto selfie dan GPS location yang anti-fake membuat keakuratan data absensi lebih terjamin. Tidak perlu khawatir juga dengan kemungkinan kehilangan data absensi dan data karyawan karena semua data tersimpan dengan baik di dalam sistem yang bisa diakses dengan mudah dan aman.
- Higienis
Karyawan tidak perlu menyentuh mesin absensi yang digunakan banyak orang, cukup dengan ponsel masing-masing karyawan. baik itu dengan cara foto selfie dan GPS location yang anti-fake, maupun dengan cara scan sidik jari pada masing-masing ponsel karyawan seperti yang ada di App FiO, aplikasi absensi online versi mobile atau ponsel dari Fingerspot.iO.
Selain itu, beberapa keunggulan ini juga membuat aplikasi absensi online dapat memberikan manfaat yang lebih maksimal, yakni:
- Praktis dan fleksibel
Aplikasi absensi online sangat praktis dan fleksibel karena dapat diakses di PC, laptop atau ponsel yang dikehendaki sehingga lebih mudah digunakan kapan saja dan di mana saja. Tidak ada batasan ruang, waktu dan berbagai kondisi lainnya.
- Lebih efisien
Selain harga yang terjangkau karena adanya paket yang bisa dipilih sesuai budget dan kebutuhan perusahaan, aplikasi absensi online bisa dimanfaatkan untuk perusahaan dengan jumlah karyawan sebanyak apapun, serta tidak memerlukan biaya lebih untuk perawatan.
- Keamanan data lebih terjamin
Seluruh data karyawan termasuk data absensi tersimpan secara otomatis dan terpusat di Fingerspot.iO yang bisa diakses oleh manajemen perusahaan, sehingga data lebih aman.
- Fitur melimpah
Dilengkapi dengan fitur-fitur melimpah yang dapat membantu memaksimalkan pemantauan kedisiplinan karyawan, meningkatkan produktivitas seluruh karyawan, serta mempermudah pekerjaan HRD, seperti yang ada pada Fingerspot.iO yakni:- Pemantauan lokasi kerja karyawan
- Perhitungan dan transaksi penggajian
- Terima slip gaji online
- Perhitungan BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan
- Mencakup laporan kerja
- Notifikasi realtime
- Timeline dan peta kunjungan kerja karyawan
- Menentukan spot lokasi kerja karyawan
- Pengajuan izin via ponsel melalui App FiO dengan 5 tingkatan persetujuan izin
- Atur jam dan jadwal kerja yang efektif
- Konfirmasi persetujuan izin atau scan GPS via ponsel pada App FiO
- Menu ToDo sebagai pengingat aktivitas kerja
- Kupon makan elektronik (e-Meal Coupon)
- E-learning dan ujian online
- Akses ruangan pakai ponsel
- Broadcast pengumuman untuk semua karyawan atau karyawan tertentu
- Fitur Panic Button, dan masih banyak lagi
Batasan Aplikasi Absensi Online
Aplikasi absensi online yang berbasis teknologi digital akan sangat mudah diserap oleh karyawan yang telah terbiasa memanfaatkan berbagai hasil kemajuan teknologi dalam kehidupan sehari-hari. Namun akan cukup sulit dilakukan oleh karyawan yang kurang bersahabat dengan teknologi. Oleh karenanya, batasan paling umum penggunaan aplikasi absensi online adalah edukasi pada karyawan yang kurang familiar dengan kemajuan teknologi ini. namun, ini bukanlah masalah jika menggunakan Fingerspot.iO karena didukung tim profesional yang mampu membantu seluruh user untuk dapat menggunakan aplikasi secara mudah dan maksimal.
Sudah tidak bingung lagi kan mau pakai yang mana?
Segala batasan pada mesin absensi fingerprint maupun pada aplikasi absensi online bisa diatasi dengan mudah oleh Fingerspot.iO. Bahkan, manfaat yang lebih optimal akan didapat perusahaan yang menggabungkan penggunaan mesin absensi sidik jari Fingerspot dengan aplikasi absensi online Fingerspot.iO untuk sistem kerja WFO, WFH maupun Hybrid atau kombinasi keduanya, hingga pekerja lapangan, karena Fingerspot.iO didukung oleh berbagai mesin absensi Fingerspot yang jika dikombinasikan penggunaannya maka dapat memberikan tambahan manfaat, seperti:
- Memantau admin mesin di bebagai mesin absensi secara terpusat pada web Fingerspot.iO,
- Mengontrol mesin absensi di berbagai lokasi dengan mudah,
- Meminimalisir kesalahan data dengan fitur migrasi mesin,
- Notifikasi update data karyawan di mesin absensi secara langsung di web, serta
- Meminimalisir kecurangan data di mesin absensi.
Semua manfaat untuk kelancaran beragam sistem kerja untuk seluruh karyawan pada berbagai perusahaan bisa didapat dengan mengkombinasikan penggunaan mesin absensi fingerprint Fingerspot dengan aplikasi absensi online Fingerspot.iO.