Sering mendengar atau membaca kata HRIS tapi tidak tahu arti dan kegunaannya?

Saat ini HRIS menjadi begitu familiar dan mudah ditemukan pada berbagai literasi dan topik pembahasan di dunia kerja, karena kini HRIS tengah menjadi suatu sistem yang digunakan dan diandalkan oleh banyak perusahaan. Kok bisa? Karena HRIS merupakan sebuah tool yang mendukung dan mampu membantu manajemen sumber daya manusia yang merupakan bagian vital bagi semua perusahaan. Dengan memiliki manajemen sumber daya manusia yang baik maka perusahaan akan lebih mudah untuk terus berkembang dan mencapai tujuannya.

 

Apa Itu HRIS?

HRIS singkatan dari Human Resource Information System atau yang dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. HRIS adalah suatu sistem yang dimanfaatkan guna memudahkan seluruh akses dan olah data sumber daya manusia dalam suatu perusahaan. 

 

Manfaat HRIS untuk Perusahaan

HRIS merupakan sebuah sistem yag terpusat dan sangat penting bagi semua perusahaan karena dapat memberikan manfaat dasar, yakni:

• Akses dan pengolahan data kehadiran karyawan lebih cepat dan akurat, serta dapat diintegrasikan dengan sistem kehadiran biometrik seperti mesin absensi fingerprint di berbagai area kerja.
• Mengetahui waktu kerja karyawan secara valid sesuai posisi dan jadwal kerjanya.
• Memantau dan mengevaluasi kinerja setiap karyawan melalui pelaporan kerja, program edukasi dan evaluasi rutin yang lebih praktis dan akurat.
• Melakukan penggajian atau payroll karyawan lebih lancar, otomatis berdasarkan data kehadiran, jam kerja, kinerja, berbagai potongan seperti pajak, BPJS atau pinjaman pada perusahaan yang minim kesalahan dan lebih transparan.
• Pembayaran pajak, BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan hingga informasi bank karyawan lebih mudah dengan monitoring dan pengelolaan melalui sistem yang profesional.
• Olah izin dan cuti karyawan lebih praktis dan otomatis yang bisa langsung direspon lewat App FiO di ponsel dengan multi tingkatan persetujuan, hingga update otomatis jumlah sisa jatah cuti setiap karyawan tanpa harus menghitung manual atau mengecek di tumpukan arsip seluruh karyawan.
• Membuat laporan HR yang meliputi absensi, penilaian kinerja dan performa karyawan, berbagai pengeluaran untuk SDM seperti pajak, gaji dan lain-lain bisa dilakukan lebih cepat meski dengan jumlah karyawan yang sangat banyak.

Seluruh manfaat dasar ini akan membantu mempermudah manajemen perusahaan atau pihak HRD dalam mengetahui berbagai informasi tentang karyawan yang meliputi: data pribadi karyawan, pekerjaan, jabatan, gaji dan sebagainya. Sehingga manajemen perusahaan bisa lebih mudah dalam memberikan informasi pada perusahaan untuk keperluan promosi bagi karyawan potensial, menentukan kenaikan gaji dan jabatan, merencanakan pengembangan kinerja karyawan, membuat pelatihan, dan selalu update informasi personal karyawan.

Dengan menggunakan HRIS, maka HRD bisa melakukan pelacakan dan analisis data-data karyawan, dan pastinya tidak perlu melakukan input dan pengolahan secara manual.

 

Manfaat HRIS untuk Karyawan

Manfaat penggunaan HRIS tak hanya dirasakan oleh perusahaan atau pihak HRD saja, namun juga bisa dinikmati oleh seluruh karyawan, seperti:

• Pengajuan izin atau cuti kapan saja di mana saja, dengan ukti izin seperti surat sakit juga bisa langsung dilampirkan secara digital.
• Mengetahui sisa jatah cuti dalam satu tahun, tanpa harus merasa sungkan untuk bertanya ke atasan atau HRD.
• Absensi mudah pakai foto selfie dengan anti-fake GPS serta scan sidik jari di ponsel, titip absen ke atasan juga memungkinkan dan lebih aman pakai QR Code.
• Anti ketinggalan pengumuman penting dari perusahaan karena langsung tersampaikan pada aplikasi yang terpasang di ponsel.
• Lebih nyaman bekerja karena ada transparansi gaji dari perusahaan yang bisa diakses langsung di ponsel, bahkan melihat riwayat gajinya.
   

Apakah HRIS Aman untuk Perusahaan dan Karyawan?

Sudah pasti aman, buktinya banyak perusahaan yang semakin mengandalkannya. Seluruh data karyawan tersimpan dengan baik dan terjaga keamanannya dalam sistem HRIS yang pastinya hanya akan digunakan oleh perusahaan untuk kepentingan yang berhubungan dengan profesionalitas kerja. Selain itu, pihak manajemen perusahaan atau HRD juga bisa memberikan batasan akses pada bagian-bagian mana saja yang bisa diketahui oleh karyawan dan bagian mana yang hanya dapat diakses atau dilihat oleh pihak manajemen perusahaan atau HRD saja. Pada umumnya, seluruh informasi yang dimasukkan ke dalam HRIS otomatis terjaga keamanannya di cloud, sehingga tidak mudah untuk dicuri oleh oknum lain yang tidak berkepentingan dan kemungkinan adanya risiko kebocoran data pun bisa diminimalkan.

 

HRIS Meningkatkan Fungsi Bisnis & Mengurangi Biaya Operasi

Software atau aplikasi HRIS profesional tidak hanya menawarkan manfaat dasar seperti yang telah disebutkan di atas, namun juga didukung dengan banyak fitur-fitur tambahan untuk melengkapi dan semakin meningkatkan fungsi bisnis secara keseluruhan.

Tak hanya itu saja, HRIS juga terbukti dapat membantu mengurangi atau menekan biaya operasi perusahaan, seperti:

1. Tidak Membutuhkan Banyak Staf Personalia
   Banyaknya tugas kerja yang berhubungan dengan pengelolaan karyawan atau SDM seringkali membuat perusahaan perlu untuk mempekerjakan banyak staf personalia atau HRD. Namun dengan menggunakan HRIS maka sebanyak apapun pekerjaan yang berhubungan dengan karyawan, dan sebanyak apapun jumlah karyawan yang ada di perusahaan, semua tugas tersebut dapat dikerjakan dengan cepat dan tepat tanpa perlu ditangani oleh banyak staf personalia. Tugas personalia yang lain pun tidak akan terbengkalai karena waktu yang habis hanya untuk mengerjakan pekerjaan yang berulang.
    
2. Tidak Memerlukan Banyak Media
   HRIS berbasis sistem digital, sehingga semua data tidak harus disimpan secara manual yang menghabiskan banyak peralatan seperti penggunaan printer, kertas, tinta, map dokumen, lemari penyimpan arsip, dan space lebih di kantor.
    
3. Mendukung Sistem Kerja Fleksibel yang Efisien
   Sistem kerja fleksibel seperti WFH atau Hybrid kini semakin banyak diimplementasikan oleh berbagai perusahaan karena terbukti mampu menekan biaya sewa gedung atau tempat kerja, listrik, air, aneka stationary dan inventori kantor, hingga perawatan dan kebersihan kantor. HRIS mampu mendukung kelancaran sistem kerja fleksibel ini, sehingga perusahaan bisa lebih berhemat.
    
4. Tidak Perlu Biaya lebih untuk Perekrutan Karyawan Baru
   Pemanfaatan seluruh fitur yang diberikan HRIS bahkan mampu meningkatkan kenyamanan, kemudahan, dan kepuasan karyawan dalam bekerja yang berdampak pada loyalitas, semangat dan produktivitas kerjanya, sehingga perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya lebih untuk perekrutan karyawan baru akibat tingkat turn-over yang tinggi. 
    

FINGERSPOT.iO Aplikasi HRIS Terpopuler di Indonesia

Fingerspot.iO telah dipercaya oleh banyak perusahaan di Indonesia berkat konsistensi dan komitmennya dalam menghadirkan solusi manajemen sumber daya manusia yang efektif dan efisien. Semua manfaat HRIS bagi perusahaan dan karyawan seperti yang telah dijelaskan di atas bisa didapat dari Fingerspot.iO. Dilengkapi dengan fitur-fitur yang selalu berkembang sesuai kebutuhan bisnis sehingga menjadikannya salah satu sistem HRIS andalan banyak perusahaan. Ideal untuk berbagai sistem kerja (WFO, WFH, Hybrid) di berbagai sektor dan skala usaha. Didukung pula dengan tim support yang siap membantu memberikan solusi terbaik atas setiap tantangan yang dihadapi perusahaan dalam kaitannya dengan penanganan masalah SDM sebagai bagian vital dari keberhasilan sebuah perusahaan.