Merekap dan mengolah data absensi karyawan merupakan salah satu tugas yang membutuhkan kecepatan sekaligus ketepatan. Tidak heran jika mendekati pergantian bulan, tim HRD menjadi begitu sibuk dan hampir tidak bisa diganggu dengan tugas lain karena harus segera merekap dan mengolah data absensi sebagai dasar menghitung besarnya take home pay yang akan diterima oleh masing-masing karyawan, bahkan tak jarang pula yang sampai harus lembur hingga tengah malam demi menuntaskan tugas bulanan ini. Momen gajian memang menjadi momen yang paling ditunggu-tunggu oleh setiap karyawan di setiap bulan. Telat gajian, bisa mengganggu operasional perusahaan lho.

Akan tetapi merekap dan mengolah data absensi untuk menentukan besarnya pendapatan setiap karyawan dalam waktu periode kerja tertentu bukanlah hal yang mudah. Apalagi jika suatu perusahaan memiliki banyak karyawan, maka tim HRD akan kewalahan dengan tuntutan kecepatan dan ketepatan dalam pengerjaannya. Disamping itu, sangat tidak memungkinkan bagi tim HRD untuk mengabaikan tugas lain hanya untuk fokus pada urusan absensi dan penggajian ini.

Lalu harus bagaimana? Tidak adakah cara untuk bisa merekap dan mengolah data absensi yang paling cepat dan tepat agar tugas ini tidak menjadi beban bulanan yang menyeramkan bagi tim HRD?

Tentu saja ada.. begini langkah rekap dan olah absensi paling cepat dan tepat yang telah banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan dan terbukti berhasil.

 

3 LANGKAH REKAP DAN OLAH ABSENSI PALING CEPAT DAN TEPAT

1. PAHAMI FUNGSI PEREKAPAN DAN PENGOLAHAN DATA ABSENSI
   Mengerjakan tugas apapun tanpa pemahaman yang baik terkait fungsi atau tujuannya maka tidak akan dapat dikerjakan dengan sungguh-sungguh dan tidak bisa membuahkan hasil yang maksimal. Termasuk pada tugas perekapan dan pengolahan data absensi karyawan. Mengapa harus dilakukan dengan cepat dan tepat? Karena hasil rekap dan oleh data absensi karyawan merupakan dasar penentuan besarnya pendapatan bersih yang dibawa pulang oleh setiap karyawan. Momen gajian adalah waktu yang sangat penting dan begitu ditunggu-tunggu oleh setiap karyawan. Telat gajian bisa mempengaruhi keberlangsungan operasional perusahaan.
   
   DAMPAK BURUK TELAT GAJIAN:
   Jangan anggap remeh.. Telat gajian bisa berakibat pada berbagai hal krusial, seperti:
   1. Menurunnya semangat kerja karyawan,
   2. Berkurangnya loyalitas pada perusahaan,
   3. Mempertanyakan kredibilitas perusahaan,
   4. Munculnya keinginan untuk resign.

Bahkan menurut UU Cipta Kerja, perusahaan yang terlambat membayar gaji karyawan bisa didenda sampai 50%, plus denda berupa bunga jika telatnya sampai sebulan lebih.

 

2. KENALI FAKTOR-FAKTOR PENGHAMBATNYA
   Setelah memahami fungsi, tujuan atau manfaat vitas perekapan dan pengolahan data absensi, maka langkah berikutnya adalah mengenali faktor-faktor yang berpotensi menghambat kecepatan dan ketepatan dalam proses merekap dan mengolah data absensi tersebut. Pada umumnya ada beberapa hal yang menjadi faktor atau penyebab terganggu atau terhambatnya aktivitas penting ini.
   
   FAKTOR-FAKTOR PENGHAMBAT PEREKAPAN DAN PENGOLAHAN DATA ABSENSI:
   Merekap dan mengolah data absensi tak semudah yang dibayangkan, karena akan ada saja hal-hal yang berpotensi mengganggu proses ini, antara lain:
   1. Kesulitan karyawan dalam melakukan scan absensi,
      Karyawan bisa berada pada situasi sulit untuk melakukan scan absensi saat berada di kantor cabang atau saat harus bertugas di lapangan serta berpindah-pindah lokasi kerja. Tentu akan menjadi masalah jika perekapan data absensi tidak sesuai dengan kehadirannya. Karyawan yang bersangkutan bisa melayangkan protes terkait ketidaksesuaian ini, karena kehadirannya sangat mempengaruhi hak gaji yang akan diterimanya.
       
   2. Adanya kemungkinan data absensi yang tidak akurat,
      Sebenarnya, pencatatan kehadiran karyawan dengan melakukan scan di mesin absensi sidik jari maupun absensi online merupakan sistem pencatatan kehadiran kerja yang paling efektif dan aman. Namun terkadang masih ada celah bagi karyawan nakal untuk melakukan kecurangan seperti bekerja sama dengan admin mesin absensi atau menggunakan aplikasi Fake GPS untuk memalsukan absensi online.
       
   3. Jumlah karyawan yang banyak.
      Merekap satu persatu data absensi karyawan secara manual sangat riskan dengan kesalahan, apalagi jika jumlah karyawannya banyak. Kelelahan akan menambah potensi kesalahan pada perekapan data absensi tersebut.

 

3. LAKUKAN SOLUSI YANG CEPAT DAN AKURAT
   Setelah memahami fungsi, tujuan atau manfaat perekapan dan pengolahan data absensi serta telah mengenali faktor-faktor penghambatnya, maka langkah berikutnya adalah melakukan tindakan solutif untuk mengatasi segala hambatan seperti yang telah dijelaskan pada poin 2 di atas. Gunakan Fingerspot.iO untuk membantu mengatasi segala hambatan yang seringkali mengganggu HRD dalam perekapan dan pengolahan data absensi, karena Fingerspot.iO memiliki berbagai keunggulan seperti:
   
   Kemudahan Absensi
   Fingerspot.iO dilengkapi dengan App FiO pada ponsel setiap karyawan yang dapat memudahkan karyawan yang bekerja di mana saja, baik di kantor, rumah maupun di lapangan. Selain bisa melakukan scan absensi di mesin absensi, karyawan juga bisa melakukan scan absensi dari ponselnya dengan melakukan selfie dan anti-fake GPS. Bahkan absensi juga bisa dilakukan ketika ponsel dalam kondisi offline.
   
   Data Absensi Realtime dan Pemantauan Kerja yang Efektif
   Berbagai informasi terkait scan kehadiran karyawan dari mesin absensi maupun scan GPS melalui App FiO, pengajuan izin, tugas harian, approval izin karyawan dan lain-lain disampaikan secara realtime dalam sebuah notifikasi di App FiO. Selain itu, owner dan atasan karyawan lebih mudah memantau kehadiran serta lokasi kunjungan kerja karyawan dalam bentuk timeline dan peta. Spot lokasi kunjungan kerja karyawan dengan mobilitas tinggi juga bisa ditentukan karena terintegrasi langsung ke web Fingerspot.iO dan App FiO. Sehingga kunjungan kerja karyawan tetap terpantau meski berpindah-pindah dan berada di banyak lokasi kerja. Data scan di mesin absensi bisa dipastikan aman karena identitas karyawan yang menjadi admin mesin di berbagai mesin absensi dapat terpantau secara terpusat di web Fingerspot.iO. Kontrol mesin absensi di berbagai lokasi pun lebih mudah. Sedangkan untuk data scan absensi online dari ponsel pasti akurat dengan adanya teknologi anti-fake GPS.
   
   Manajemen Penggajian Termudah Terlengkap
   Terintegrasi dengan aplikasi yang bisa menunjang kebutuhan pengelolaan laporan absensi dan penghitungan gaji karyawan secara praktis yakni software absensi dan penggajian Fingerspot Personnel. Berapapun banyaknya karyawan, tidak masalah dengan pengelolaan penggajiannya. Mulai dari mengelompokkan komponen gaji, mengatur komposisi gaji sebagai kalkulasi perhitungan penggajian, pembuatan slip gaji, hingga mengatur jenis mata uang untuk pembayaran gaji karyawan, semua mudah, cepat dan akurat dengan Fingerspot.iO. Dilengkapi pula dengan kemudahan dalam perhitungan premi BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan karyawan dengan laporan yang bisa diunduh dalam format PDF.

Fingerspot.iO adalah solusi terbaik untuk membantu setiap HRD dalam merekap dan mengolah data absensi karyawan yang cepat dan tepat. Tidak perlu bingung dan panik lagi menghadapi waktu cut off kehadiran karyawan tiap bulannya. Dengan Fingerspot.iO bisa lebih menghemat fikiran, tenaga dan waktu, sehingga tidak akan mengganggu tugas HRD lainnya. Pasti lebih hemat juga bagi perusahaan karena Fingerspot.iO dibanderol dengan harga yang terjangkau, dapat disesuaikan dengan anggaran perusahaan dan tersedia plan harga sesuai layanan dan kuota yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.