Sebuah badan usaha yang ingin terus berkembang maju maka wajib memiliki Sumber Daya Manusia (SDM) atau karyawan yang berkualitas. Salah satu indikator kualitas SDM atau karyawan yang paling efektif terlihat pada kedisiplinan kehadiran kerja. Untuk itu, setiap perusahaan, baik yang besar maupun rintisan wajib memiliki sistem pencatatan kehadiran karyawan yang akurat dan efektif. Sistem pencatatan kehadiran kerja atau yang juga biasa disebut dengan absensi ini pun sudah lama dikenal sejak bertahun-tahun silam. Dari satu masa ke masa, sistem atau metode absensi mengalami perubahan atau transformasi sesuai dengan kebutuhan dunia usaha yang didukung pula dengan kemajuan teknologi.
Pada awalnya, absensi pada perusahaan lazim dilakukan secara lisan, yakni dengan mengumpulkan seluruh karyawan pada area tertentu di sekitar tempat kerja yang luas atau cukup untuk menampung seluruh karyawan yang ada. Kemudian, masing-masing kepala regu atau divisi secara bergantian maju dan memanggil setiap staf di bawah tanggung jawabnya, serta memberikan penjelasan terkait penyebab dan alasan jika ada stafnya yang tidak masuk kerja. Metode absensi ini pun berkembang menjadi pencatatan pada kertas, dimana pada kertas tersebut terdapat nama seluruh karyawan, kolom keterangan kehadiran, ada atau tidaknya surat izin serta kolom keterangan alasan tidak masuk kerja. Setelah itu, barulah perusahaan mulai mengenal penggunaan mesin checklock dimana setiap karyawan akan diberi kartu untuk dimasukkan ke dalam mesin checklock setiap kali masuk, istirahat, pulang dan lembur. Ketiga metode ini, yakni lisan, pencatatan kertas dan mesin checklock termasuk tradisional yang rawan salah dan kecurangan, serta membutuhkan proses penghitungan yang lama.
Dari sini, muncul lah metode absensi yang lebih modern yakni dengan bantuan software untuk pengolahan data absensi yang lebih akurat, mudah dan cepat. Dalam penggunaan metode absensi perusahaan modern ini pun juga memiliki perjalanan transformasi untuk menyesuaikan kebutuhan atau tuntutan dunia usaha.
Berikut ini adalah sekilas perjalanan transformasi metode absensi perusahaan modern.
TRANSFORMASI METODE ABSENSI PERUSAHAAN MODERN
- Absensi Kartu
Berbagai kelemahan pada metode absensi tradisional akhirnya dijawab dengan kemunculan metode absensi menggunakan kartu dengan keunggulan penyimpanan data absensi secara elektronik dan dapat langsung diolah di komputer dengan menggunakan software. Setidaknya ada 3 jenis kartu yang digunakan, yakni kartu barcode, kartu magnetic stripe, dan kartu RFID.
- Absensi Kartu Barcode
Setiap karyawan memiliki satu kartu yang terdapat barcode pada permukaannya untuk melakukan absensi dimana data absensinya akan tercatat di dalam mesin, kemudian di-download dan diolah oleh HRD.
- Kartu Magnetic Stripe
Pada dasarnya kartu magnetic stripe sama dengan kartu barcode, hanya saja pada kartu magnetic stripe digunakan dengan cara menggesekkannya pada reader atau mesin pembaca.
- Kartu RFID (EM Card dan Mifare)
Untuk kartu yang lebih modern, ada kartu RFID baik yang berjenis EM Card (read only) maupun Mifare (read & write) yang dapat digunakan hanya dengan mendekatkan kartu pada mesin absensi.
- Absensi Kartu Barcode
- Absensi Sidik Jari
Absensi menggunakan kartu dengan kelebihan data absensi yang tercatat secara elektronik dan dapat diolah dengan software di komputer ternyata memiliki banyak batasan, seperti masih bisa titip, lupa membawa atau tertinggal, kehilangan hingga rusak. Bahkan setelah dilengkapi dengan identifikasi password ternyata masih sering dijumpai kendala seperti titip absen ataupun lupa password. Sehingga muncul metode absensi modern generasi berikutnya, yakni absensi sidik jari atau fingerprint yang masih digunakan oleh perusahaan modern hingga saat ini. Dimulai dari penggunaan alat absensi sidik jari berbasis sensor PC (PC-Based Sensor), mesin absensi tanpa terhubung ke komputer (standalone), mesin absensi sidik jari dengan TCP/IP, hingga metode absensi modern tercanggih saat ini, yakni menggunakan WiFi.
- PC-Based Sensor
Merupakan metode absensi sidik jari pertama yang menggunakan sensor pembaca sidik jari, kabel USB dan komputer, dimana aktivitas scan absensi hanya bisa dilakukan dekat dengan komputer.
- Standalone + Kabel USB
Menggunakan mesin absensi sidik jari yang dapat beroperasi secara mandiri tanpa komputer dan dibekali dengan kabel USB untuk koneksi, sehingga untuk proses penarikan data, maka mesin absensi dan komputer harus berdekatan.
- Standalone + Kabel USB + Flashdisk
Selain koneksi dengan kabel USB, pada generasi ini dibekali pula dengan flashdisk untuk kemudahan proses penarikan data absensi dari mesin ke komputer pada kantor yang sama atau dari mesin absensi yang ada di beberapa kantor cabang yang berbeda yang dengan pengiriman via e-mail.
- TCP/IP + Multiidentifikasi
Absensi sidik jari yang didukung pula dengan berbagai metode verifikasi lain seperti password, kartu dan wajah atau face recognition yang lebih akurat dan higienis karena contactless. Dibekali dengan koneksi TCP/IP atau jaringan atau LAN, sehingga data absensi bisa didapatkan secara mudah, cepat dan realtime pada satu area kerja.
- Mesin Absensi WiFi
Mesin absensi dengan koneksi WiFi menjadi metode absensi perusahaan modern saat ini karena praktis, tanpa kabel atau wireless sehingga mengurangi kerumitan instalasi. Beberapa mesin absensi WiFi terbaik saat ini yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan usaha, yaitu Fingerspot Neo W-201BNC, Revo W-202BNC, Revo WD-203BNC, Revo WDV-204BNC, Revo WF-205BNC, Revo WF-206BNC, Revo WFA-207NC, Revo WFV-208BNC.
- PC-Based Sensor
Itulah transformasi metode absensi perusahaan modern yang kini lebih lazim menggunakan mesin absensi WiFi karena memiliki keunggulan manfaat yang paling sesuai dengan kebutuhan dunia kerja masa kini. Penggunaannya yang begitu praktis dan mudah ditambah harga mesin yang lebih ekonomis tentu menambah keuntungan bagi perusahaan yang menggunakannya.
Mesin absensi WiFi apa yang paling cocok untuk usahamu? Yuk konsultasi gratis dengan Fingerspot.