Di dalam dunia kerja pasti kita akan dihadapkan dengan banyak urusan dokumen penting. Salah satu dokumen penting yang mutlak ada dalam setiap unit usaha yang mempekerjakan karyawan adalah slip gaji. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 78 tahun 2015 Pasal 17 ayat 2 yang berbunyi, “Pengusaha wajib memberikan bukti pembayaran upah yang memuat rincian upah yang diterima pekerja saat upah dibayarkan”, maka dengan ini dapat dipahami bahwa setiap perusahaan yang menggaji karyawan harus menerbitkan slip gaji baik dalam bentuk take home pay atau yang lainnya.
Slip gaji merupakan bukti asli penerimaan gaji yang tercantum di dalamnya beberapa komponen penting secara rinci atau ringkasan seperti pendapatan, pemotongan dan jumlah. Slip gaji tersebut bersifat kewajiban bagi perusahaan sekaligus hak bagi karyawan yang dapat dimanfaatkan karyawan untuk pengajuan kredit barang tertentu atau KPR, dan terkadang diperlukan juga sebagai dokumen pelengkap ketika melamar pekerjaan baru.
Cara Membuat Slip Gaji Karyawan
Setiap perusahaan biasanya memiliki bentuk slip gaji tersendiri yang disesuaikan dengan kebutuhan. Namun pada dasarnya pada setiap format slip gaji harus mencakup informasi yang sesuai dengan komponen penting terkait penggajian setiap karyawan.
Untuk membuat slip gaji karyawan tidaklah rumit, yang perlu diperhatikan adalah adanya komponen yang lengkap dan jelas serta dapat disajikan dalam format Word maupun Excel.
Adapun beberapa komponen yang mutlak ada dalam sebuah slip gaji antara lain:
1. Nama perusahaan
Di sisi paling awal slip gaji harus dicantumkan nama perusahaan lengkap dengan alamat dan juga nomor telepon.
2. Periode gaji
Periode gaji yang dicantumkan adalah bulan dimana karyawan berhak untuk mendapatkan gaji atas pekerjaan yang telah ditunaikannya, misalnya ditulis ‘Gaji Bulan Januari 2020’.
3. Karyawan penerima gaji
Lengkapi data karyawan seperti: NIK, nama karyawan, jabatan dan statusnya sebagai karyawan lepas, kontrak, atau tetap.
4. Rincian dan jumlah penghasilan
Tulis semua jenis dan besarnya penghasilan karyawan yang bersangkutan. Misalkan dalam satu bulan tersebut karyawan berhak mendapatkan gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan konsumsi, tunjangan harian, bonus, lembur hingga komisi jika memang ada.
5. Rincian dan jumlah potongan
Sertakan informasi detail juga mengenai jenis dan besarnya potongan yang harus ditanggung karyawan yang bersangkutan. Misalkan: BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan yang harus ditanggung oleh karyawan, potongan gaji karena telat atau tidak masuk tanpa izin sesuai dengan peraturan yang berlaku di perusahaan, bahkan potongan gaji karena karyawan yang bersangkutan telah melakukan pinjaman uang pada perusahaan.
6. Penerimaan bersih
Penerimaan bersih pada umumnya juga disebut sebagai take home pay atau jumlah total pendapatan yang diterima karyawan yang besarnya ditentukan atau didapat dari total penghasilan dikurangi total potongan. Tulis nominal tersebut dalam angka maupun bilangan huruf agar lebih jelas.
7. Pengesahan slip gaji
Pada bagian paling bawah atau paling akhir adalah pencantuman tanggal disahkannya slip gaji tersebut yang diperkuat dengan nama serta tanda tangan manajer HRD lengkap dengan stempel perusahaan.
Setelah slip gaji selesai dibuat pada Word maupun Excel maka langkah terakhir adalah mencetaknya dan jangan lupa untuk memberikan penjelasan singkat pada karyawan ketika slip gaji diberikan. Buat 2 copy slip gaji, dimana yang satu sebagai dokumen untuk disimpan perusahaan yang bermanfaat jika suatu saat diperlukan untuk kepentingan kroscek atau untuk mengetahui riwayat penggajian seorang karyawan. Slip gaji yang kedua bisa diberikan pada karyawan yang bersangkutan agar bisa dimanfaatkan untuk kepentingan kroscek jika terjadi kelalaian penghitungan gaji atau berbagai hal lainnya, bahkan untuk syarat pengajuan kredit produk alat elektronik, kendaraan, KPR, hingga syarat kelengkapan jika hendak melamar kerja di perusahaan lain.
Meski bermanfaat bagi karyawan, pada kenyataannya seringkali karyawan lalai dalam membawa dan menyimpan slip gaji yang telah diterima. Risiko hilang, sobek atau rusak adalah yang paling mudah terjadi, sehingga saat dibutuhkan kemudian karyawan meminta kembali pada perusahaan. Hal ini tentunya akan sangat merepotkan pihak manajemen perusahaan, dan pastinya membutuhkan waktu yang cukup lama untuk bisa mendapatkan kembali slip gaji tersebut.
Solusinya.. pakai App FiO
Karyawan dapat dengan mudah mengetahui slip gaji kapan pun dan di mana pun dengan mudah di App FiO dengan cara yang sangat praktis, cepat dan akurat, yakni:
- Karyawan mengakses dan log in akun App FiO di ponsel.
- Kemudian karyawan dapat memilih menu penggajian yang akan menampilkan slip gaji.
- Setelah itu, karyawan dapat mengunduh dan melihat slip gaji di ponsel.
Kemudahan dalam mendapatkan informasi slip gaji ini tentunya sangat bermanfaat karena perusahaan tidak perlu repot-repot lagi menyiapkan slip gaji jika sewaktu-waktu diminta kembali oleh karyawan, serta file slip gaji lebih aman karena tersimpan di berbagai media. Karyawan pun bisa lebih mudah dan cepat dalam mengakses informasi slip gajinya.
Bagi karyawan yang bekerja secara mobile atau work from home tentunya juga lebih dimudahkan dalam menerima informasi gajinya tanpa harus bertatap muka langsung degan pihak manajemen perusahaan, karena jika dibutuhkan maka manajemen perusahaan bisa menjelaskan melalui telepon atau video call dalam kondisi karyawan remote tersebut telah memegang slip gajinya di App FiO.