Setiap orang pastinya ingin menjalankan pekerjannya dengan efektif dan efisien. Salah satu departemen yang kerap dipusingkan dengan berbagai urusan perusahaan adalah Human Resource Department (HRD) dan Personalia. Karena urusannya yang berhubungan dengan administrasi seperti penggajian, cuti, insentif dan juga perihal manajemen karyawan yang tentunya membuat pekerjaannya semakin beragam.
Seringkali, pekerjaan lainpun menjadi terbengkalai. Jangankan untuk memberikan pelatihan, pendampingan, observasi hingga evaluasi kinerja karyawan, HRD dan personalia justru kerap dibingungkan untuk urusan administrasi saja. Kunci dalam berbagai masalah penyelesaian tugas ini sebenarnya terletak pada manajemen waktu.
Anda harus bisa mengerjakan tugas dengan waktu sehemat mungkin.
Banyak HRD dan personalia, yang belum menyadari bahwa ada cara tepat untuk bisa menghemat waktu dalam menyelesaikan tugas. Khususnya untuk tugas yang berkaitan dengan administrasi.
Bagi Anda HRD maupun Personalia yang sering menghadapi kekacauan kerja, segera terapkan 4 cara tepat hemat waktu untuk menyelesaikan tugas bagi HRD dan Personalia, berikut ini:
- Susun prioritas pekerjaan
Buat cara kerja Anda menjadi lebih praktis dan tertata dengan baik. Yakni, dengan cara menyusun prioritas pekerjaan Anda.
Susunlah tugas-tugas besar di awal hari kerja Anda, kemudian susul dengan pekerjaan lainnya. Hal ini akan membantu Anda lebih mudah mengerjakan tugas, dan Anda tak akan terbebani lagi mengerjakan tugas-tugas sepele di pengujung hari. Dengan ini, pekerjaan Anda bisa dilakukan dengan efektif dan menghemat banyak waktu. Setiap memulai aktivitas, Anda tak perlu lagi bingung harus mengerjakan tugas apa terlebih dahulu.
Tak ada lagi alasan bagi Anda untuk kehilangan waktu dalam melakukan manajemen karyawan, hanya karena persoalan administrasi yang berantakan.
- Bagi Pekerjaan Anda dengan tepat
Bagi atau delegasikan karyawan lain untuk mengerjakan pekerjaan yang beragam ini. Urusan manajemen karyawan ini akan sangat menyita waktu, terkait observasi dan evaluasi di dalamnya.
Namun, tak sembarang tugas bisa Anda bagikan. Lakukan identifikasi keahlian terlebih dahulu. Bisa saja, karyawan A memiliki kemampuan berhitung yang baik dan teliti, kemudian karyawan B lebih baik dalam perihal komunikasi internal dan lain sebagainya.
Setelah identifikasi ini, maka bagi tugas kepada karyawan dengan kehalian yang sesuai. Hal ini akan membuat hasil kerja lebih maksimal dan tepat waktu. Berikan pujian atas pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan tersebut. Hal ini akan memacu semangat karyawan tersebut dalam menyelesaikan tugasnya dengan baik.
- Hindari percakapan dan rapat yang tidak produktif
Terkadang, Anda membiarkan masalah orang lain menjadi masalah Anda. Hal ini terjadi, karena Anda mau saja terlibat dalam percakapan yang sebenarnya tidak memberikan manfaat bagi pekerjaa Anda.
Harus ada sikap tegas, untuk menolak bergabung pada percakapan yang tidak bermanfaat bagi pekerjaan Anda. Bahkan untuk rapat yang sebenarnya tak terlalu membutuhkan Anda, atau untuk di waktu tertentu saja Anda dibutuhkan pada rapat tersebut, maka sebaiknya Anda memberi penolakan atau mengatur jadwal. Anda tidak perlu banyak membuang waktu untuk urusan rapat yang tidak berdampak besar bagi departemen Anda.
- Manfaatkan teknologi
Saat ini sudah banyak sekali teknologi yang membantu pekerjaan administrasi dan manajemen karyawan untuk perusahaan. Sebagai HRD dan Personalia, Anda harus bisa mencari teknologi pendukung yang bisa membantu pekerjaan Anda.
Karena kunci dari pekerjaan yang selesai dengan maksimal adalah, menggunakan waktu yang efektif untuk setiap pekerjaan.
Contoh mudahnya, Anda bisa memanfaatkan mesin absensi yang kini sudah banyak ditemui di pasaran. Mesin absensi ini bisa membantu Anda melakukan rekap kehadiran (absensi), mengatur jadwal kerja, shift, penghitungan cuti dan penggajian karyawan dengan lebih cepat dan tepat.
Jangan sia-siakan kemajuan era teknologi saat ini, yang menyuguhkan berbagai bantuannya kepada Anda. Bahkan kini telah hadir mesin absensi dengan koneksi WiFi, yang membuat HRD dan Personalia bisa melakukan transfer data tanpa harus menghampiri atau mendekat mesin absensi.
Hal ini tentu akan sangat menghemat waktu HRD dan Personalia, terlebih bagi perusahaan yang memiliki banyak titik lokasi untuk mesin absensi dalam satu kantor. Daripada harus melakukan penarikan data dari satu mesin ke mesin lain, Anda bisa menggunakan waktu tersebut untuk tugas yang lain.
Sebab itulah, Anda harus mengetahui teknologi apa saja yang bisa membantu pekerjaan Anda. Termasuk berbagai fitur, software pendukung, adanya izin postel (sertifikasi alat dan perangkat telekomunikasi) dan legalitas produk, agar tidak menghambat kinerja Anda ke depannya nanti. Karena adanya bukti legalitas (izin), garansi hingga fitur dari alat atau teknologi yang Anda manfaatkan akan berpengaruh bagi keberlangsungan kerja ke depannya.
Memanfaatkan teknologi, namun hanya bertahan beberapa waktu saja, tentunya akan membuang-buang materi dan kurang efektif dalam segi pembiayaan.
Jadi pilih tekniologi terbaik yang mendukung kinerja Anda.
Mulai sekarang, segera benahi cara kerja Anda agar sumber daya manusia (SDM) di perusahaan Anda bisa dikelola dengan baik. Bagaimana pun, manajemen karyawan tak hanya perihal administrasi saja, namun juga pelatihan dan peningkatan kualitas SDM itu sendiri. Dengan menghemat waktu untuk bertugas, maka manajemen karyawan dan pendekatan bisa dilakukan dengan lebih baik.