HRD tentunya pernah merasakan rumitnya urusan administrasi karyawan, mulai dari penyusunan data diri karyawan, penggajian karyawan, hak cuti dan perizinan, hingga riwayat karir karyawan. Semua data tersebut perlu dikelola dengan baik untuk menjadi dokumentasi perusahaan. Semakin berkembang bisnis perusahaan, semakin banyak pula jumlah karyawan, maka semakin sulit juga menjaga data karyawan agar terpantau dengan baik dan tetap aman.
Mungkin Anda masih sering mengandalkan software Excel dan spreadsheet untuk membuat data karyawan tercatat dengan rapi. Namun, tahukah Anda bahwa ternyata keefektifan kedua software tersebut -dalam mencatat dan menyimpan data- masih diragukan? Berikut ini ulasannya.
- Data Tidak Update Secara Otomatis
Tidak jarang para staf HRD saling berbagi data dan informasi karyawan untuk memudahkan koordinasi pekerjaan mereka. Dalam hal ini, tidak boleh ada perbedaan data antara staf HRD satu dengan staf HRD lainnya. Saat HRD menggunakan software Excel untuk mencatat dan menyimpan data karyawan, perbedaan data ini kerap kali terjadi. Data yang diupdate oleh satu orang HRD tidak tersimpan dan terekam secara komprehensif pada data yang ada di staf HRD lainnya. Hal inilah yang menyebabkan adanya perbedaan data antar staf HRD, sehingga terjadi kebingungan data mana yang paling benar dan up to date.
- Rentan Human Error & Kurang Efisien
Potensi terjadinya human error menjadi semakin tinggi saat data dikelola -secara manual- dengan cara konvensional. Adanya kesalahan input, kesalahan copy-paste, bahkan kesalahan menghapus data rentan terjadi. Terlebih lagi HRD akan menyita waktu yang cukup lama saat membuat catatan data karyawan yang rinci secara manual. Hal ini menyebabkan pekerjaan lain menjadi terbengkalai dan data kantor menjadi tidak akurat.
- Tingkat Keamanan Rendah
Ada beberapa alasan mengapa data menjadi tidak aman. Pertama, file dalam format Excel dapat diakses oleh banyak orang di luar staf HRD yang berkepentingan. Jika hal ini terjadi terus menerus, maka tidaklah sulit bagi karyawan lain untuk mendapatkan file dan dokumen HRD yang bersifat rahasia. Kedua, data karyawan menjadi rentan dimanipulasi dan disalahgunakan. Misalnya saja, catatan kenaikan gaji seorang karyawan yang “tidak sengaja” terhapus akan merugikan karyawan dan perusahaan. Karyawan akan mengeluhkan upahnya dan perusahaan harus menghitung ulang gaji yang seharusnya diterima.
Salah satu solusi terbaik untuk menghadapi 3 hal di atas adalah dengan menggunakan HRIS berbasis cloud. Fingerspot menyediakan HR platform yang terbukti lebih praktis, aman, efisien dalam meminimalisir terjadinya human error. Anda pun tak perlu menguras banyak waktu untuk menghitung penggajian. HR platform Fingerspot mengintegrasikan keseluruhan data karyawan –yang otomatis terekam dalam sistem- dan hanya dapat diakses oleh orang yang memiliki hak akses data. HRIS Fingerspot siap mengelola sumber daya manusia menjadi lebih efektif. Jadi, kapan Anda akan beralih ke HRIS Fingerspot?